4.3. Организационные методы
уменьшения неопределенностей

Управление неопределенностями

Работая с неопределенностями в условиях внутренней и внешней среды, руководителю приходится иметь дело с тремя группами параметров: полностью управляемые (детерминированные), частично управляемые (вероятностные) и неуправляемые (неподвластные, стохастические) (рис. 4.6).

Рис. 4.6. Схема воздействия параметров на решение
Рис. 4.6. Схема воздействия параметров на решение

Полностью управляемые параметры дают возможность руководителю уверенно принимать обоснованные решения. Они характеризуются наличием четко сформулированной цели (в виде текста либо явной функции) и набора составляющих ее задач, реальных единиц, измерения (рубли, тонны, проценты и т.д.), математического или логического аппарата формирования явно выраженного решения (в виде плана мероприятий либо в численном виде).

К неуправляемым параметрам обычно относятся недоработанные или не полностью понятные параметры, а также параметры, находящиеся вне компетенции конкретного исполнителя. Эти параметры сами вносят коррективы как в решение, так и результаты его выполнения, что увеличивает уровень неопределенности

144

и заставляет руководителя рисковать в выборе и реализации решения.

Частично управляемые параметры - промежуточные состояния параметров от полностью управляемых до неуправляемых.

Синонимами этих параметров являются соответственно: хорошо структурированные, слабо структурированные и неструктурированные параметры.

Для повышения вероятности получения требуемых результатов наряду с обычными методами разработки УР (см. гл. 5) используют специальные организационные приемы. Идея этих приемов заключается в том, чтобы для каждого неуправляемого параметра или для их группы найти специалистов, владеющих методами их частичной или полной обработки и мотивировать их деятельность. При этом часть неуправляемых для руководителя параметров становится полностью или частично управляемыми, а частично управляемые переходят в состояние полностью управляемых (рис.4.7).

Рис. 4.7. Схема преобразования параметров из неуправляемых в частично и полностью управляемые
Рис. 4.7. Схема преобразования параметров из неуправляемых
в частично и полностью управляемые

К настоящему времени разработано большое количество организационных методов разработки УР в условиях неопределенностей: "брейн-ринг", "мозговая атака (штурм)", метод вопросов

145

и ответов, конференция идей, метод прорывов и др. Хорошие результаты при разработке УР в условиях неопределенности дает метод функционально-стоимостного анализа (ФСА) [30, 31].

Метод ФСА при РУР в условиях неопределенности

Описание методики. ФСА - это метод системного исследования функций объектов управления (технических, технологических, биологических и социальных), направленный на обеспечение необходимых потребительских свойств объектов управления и оптимальных затрат на их реализацию на всех этапах жизненного цикла.

Методика ФСА предусматривает семь этапов: подготовительный, информационный, аналитический, творческий, исследовательский, рекомендательный, внедрение.

  • Подготовительный: выбор конкретного объекта управления (ОУ); создание исследовательской группы и подготовка к проведению анализа; составление графика проведения ФСА.
  • Информационный: разработка модели использования ОУ; оценка реальных условий функционирования ОУ; изучение рациональных предложений по ОУ; составление и анализ калькуляции затрат по ОУ; построение функционально-стоимостной модели ОУ; определение приоритетов решаемых задач.
  • Аналитический: составление перечня функций ОУ и их классификация; определение активизирующих, тормозящих, потенциальных и нейтральных функций; анализ функций, исключение лишних и добавление необходимых функций; построение новой скорректированной модели ОУ; калькуляции затрат; экспертная оценка нового состава функций ОУ.
  • Творческий: поиск приемов и методов активизации разработки управленческих решений по ОУ; поиск альтернативных решений по объединению, разделению, изменению функции ОУ для улучшения набора потребительских свойств; отбор наиболее приемлемых вариантов.
  • Исследовательский: разработка эскизов построения ОУ по принятым вариантам и их сравнительная оценка; внешняя экспертиза принятых вариантов; создание макета или модели опытного ОУ.
  • Рекомендательный: составление технико-экономического описания выбранного варианта ОУ; обоснование прямых и косвенных областей применения ОУ; составление рекомендаций по наиболее эффективному применению тех или иных свойств ОУ в соответствующих областях использования.

146

  • Внедрение: проведение рекламной кампании и поиск организаций для возможного использования разработанного ОУ. Сбор статистических данных о процессе внедрения и реальных потребительских свойствах нового продукта. Организация выполнения всех этапов ФСА может идти по последовательной (а), параллельной (б) или смешанной (в) схеме (рис. 4.8).

Рис. 4.8. Схемы организации выполнения метода ФСА а - последовательная, б - параллельная, в - смешанная
Рис. 4.8. Схемы организации выполнения метода ФСА
а - последовательная, б - параллельная, в - смешанная

Последовательная схема организации ФСА в основном используется на малых и средних по численности работников и уровню технологии предприятиях. Параллельная схема организации ФСА в основном используется на больших по численности работников, наукоемких или сложных по технологии предприятиях, смешанная схема - на уровне крупных отраслей или экономики страны.

Практическое применение метода ФСА. Покажем практическое использование методики ФСА на основе [30]. В качестве объекта управления возьмем фирму ООО "Детский мир": численность работников - 52 человека, техническое обеспечение

147

фирмы среднее. Управленческий аппарат практически не использует современные информационные средства.

• Подготовительный этап. Фирма относится к малым предприятиям и имеет несложную технологию деятельности: закупка крупным и средним оптом детских и сопутствующих товаров; продажа их в розницу или мелким оптом. Для анализа методом ФСА возьмем отдел бухгалтерского учета фирмы, в котором работают четыре человека. В соответствии с изложенным выше материалом будем использовать последовательную схему организации ФСА.

• Информационный этап. Выделим основные функции, выполняемые в бухгалтерии фирмы ООО "Детский мир" в виде табл. 4.2.

Плановое количество часов для четырех работников с учетом отпускных дней составляет 8032 ч. Таким образом, на основные функции затрачивается 6160 ч, а на вспомогательные - 2714 ч.

• Аналитический этап. Исходя из данных таблицы, переработка четырьмя работниками бухгалтерии составляет 842 ч. Проведем анализ выполняемых ими функций, который включает следующие направления:

  • перевод выполнения части функций на компьютер;
  • изъятие не свойственных бухгалтерии функций и передача их другим специалистам;
  • передача ряда функций внешним организациям.

Большой объем основных функций включает много рутинной работы, осуществляемой по стандартным правилам и формам. К ней относятся функции (см. табл. 4.2): 3, 4, 5, 7, 8, 11, 14, 19. На эти функции приходится 4180 ч затрат ручного труда. С помощью современных информационных технологий эти затраты можно уменьшить до 600 ч затрат ручного труда.

Для бухгалтерии несвойственны функции 16, 17. На них приходится 260 ч затрат ручного труда. К их выполнению следует привлечь консультационную фирму, тогда общая трудоемкость может снизиться до 100-120 ч.

Одну функцию (22), свойственную бухгалтерии, лучше поручить внешним организациям, например, аудиторской фирме, объем трудозатрат еще снизится.

Можно принять различные варианты (все или только часть предложений). В случае реализации всех предложений затраты ручного труда могут существенно снизиться, так что работы этой трудоемкости смогут выполнять 2-3 работника.

148

Таблица 4.2. Классификация функций бухгалтерии


п/п
Наименование функции Вид
функции
Фактические
затраты
в год
Примечание
1 Составление плана B 60 работы бухгалтеров
2 Выдача заработной платы O 540 работникам
3 Расчет заработной платы O 680 работникам
4 Расчет платежей O 560 налоги
5 Составление отчетов O 360 баланс, формы
6 Работа с внешними организациями O 660 инспекции, фонды
7 Ведение картотеки B 80 основные и оборотные средства
8 Оформление ордеров O 1780 приходных и расходных
9 Контроль исполнения B 320 договоров
10 Ведение счета O 980 банка
11 Ведение реестра B 80 кредиторов, дебиторов
12 Проведение инвентаризации B 92 переоценка имущества
13 Исполнение решения B 58 ревизионной комиссии
14 Ведение архивов B 280 документов
15 Информирование о состоянии B 220 экономическом и финансовом
16 Разработка бизнес-плана B 80 на развитие
17 Обоснование заявки B 180 на получение кредита
18 Разработка учетной политики B 64 для налоговой инспекции
19 Расчет платежей } O 360 командировки, пособия,
отпуска
20 Выдача оплаты O 240
21 Работа с персоналом B 800 текущая работа
22 Проведение аудита B 400 внутренняя проверка
  ИТОГО   8874  

Примечание. О - основная функция, В - вспомогательная.

• Творческий этап. К совершенствованию организации работ в бухгалтерии можно подключить сотрудников фирмы, заинтересованных в ее развитии. Творческий этап заключается в том, чтобы работу бухгалтерии совершенствовать вместе с совершенствованием всей фирмы, например, ряд функций однотипных групп объединить у одного работника. Можно подумать об объединении ряда функций групп снабжения и сбыта, экономической

149

и др. Для нашего примера в результате проведения предыдущих этапов 40-50% штатного времени работников может освободиться.

• Исследовательский этап. В результате совершенствования функциональной структуры управления необходимо подумать о построении эффективной организационной структуры. Рассмотрим условную иерархическую структуру управления (рис. 4.9).

Звено А руководит работой звеньев C1, C2 и С3 через звено В2. При внедрении рассмотренных выше вариантов решений звенья C1, C2, и С3 смогут эффективно выполнять больше функций, которые им передадут из звеньев B1, B2 и В3. У звена А также появится больше возможностей выполнять дополнительные функции, которые также могут быть взяты у звеньев B1, B2 и В3. Таким образом, структура управления существенно упрощается и приобретает вид, показанный на рис. 4.10.

Рис. 4.9. Начальная организационная структура управления
Рис. 4.9. Начальная организационная структура управления

Рис. 4.10. Вариант упрощенной структуры
Рис. 4.10. Вариант упрощенной структуры

Эта структура уже не иерархическая, а линейная, более естественная для малых и средних организаций.

Организационная структура управления для рассмотренного примера с ООО "Детский мир" также может быть существенно упрощена.

150

• Рекомендательный этап. Процесс совершенствования функциональной и организационной структуры управления может быть оформлен в виде методики для аналогичных организаций. В эту методику следует дополнительно включить финансовые показатели различных вариантов совершенствования. Это делается достаточно просто при наличии данных о стоимости компьютеров, программного обеспечения, размера заработной платы соответствующего персонала и стоимости услуг сторонних консультационных фирм. В рекомендациях обычно указываются время проведения методики ФСА, стоимость таких услуг и дополнительная ориентировочная прибыль от внедрения методики ФСА.

• Этап внедрения включает проведение рекламной кампании и поиск потенциальных организаций для возможного использования разработанного ОУ. Учитывая специфику малого предприятия, необходимо реализовывать последовательную организацию ФСА. В процессе реализации должен проводиться сбор статистических данных о промежуточных и конечных результатах работы и занесение их в базу данных. Таким образом, все семь этапов проведения методики ФСА реализованы для ООО "Детский мир".

Учет неопределенностей
при составлении договоров купли-продажи

Различные договоры в форме контрактов, оферт и акцептов являются обычными формами разработки и реализации УР. Понятие "неопределенность" было введено в самой начальной практике торгового оборота для обозначения чрезвычайных ситуаций, препятствовавших надлежащему исполнению обязательств. При этом сторона договора не несет ответственности за неисполнение принятых обязательств, если докажет, что обстоятельства, препятствующие этому, были в соответствующий момент ей неподконтрольны (нет вины и помимо воли). Стороны контракта могут использовать три варианта учета неопределенностей в договоре:

а) неявный (по умолчанию), основываясь на принятом в международной практике перечне типовых неопределенностей (обстоятельств непреодолимой силы - ОНС);

б) явный (форс-мажорная оговорка), основываясь на взаимной договоренности о перечне неопределенностей. При этом состав перечня может быть существенно больше типового. Вариант явного учета позволяет более оперативно решать спорные вопросы между сторонами договора, не доводя их до арбитража [20];

151

в) смешанный, предполагающий указание специфических ОНС без включения типовых. Например, ситуации, связанные с перевозкой товаров, химически или биологически влияющих друг на друга и изменяющих их параметры.

При явном варианте в тексте договора содержание форс-мажорной оговорки должно быть выделено отдельным разделом и включать следующие элементы:

  • соглашение о возможности учета обстоятельств непреодолимой силы (ОНС);
  • составление перечня и характера ОНС, играющих существенную роль для данного договора;
  • условия освобождения (полного или частичного) стороны от ответственности за неисполнение обязательств из-за ОНС;
  • обязательство своевременного уведомления о наступившем или предполагаемом наступлении ОНС, создающем угрозу невыполнения договора в целом или его части;
  • согласование формы уведомления об угрожающих ОНС;
  • согласование внешних органов, подтверждающих наступление ОНС, а также формы документов (кто подписывает, утверждает, ставит печать и др.);
  • согласование реквизитов нейтральных организаций, которые могут подтвердить или опровергнуть факт наступления ОНС;
  • санкции о неуведомлении или несвоевременном уведомлении заинтересованной стороны договора о наличии ОНС;
  • соглашение о действиях при наступлении ОНС (пересмотр сроков поставки, прекращение договора и др.);
  • соглашение о действиях, правах и обязанностях при окончании действия ОНС;
  • другие условия и соглашения.

Формирование электронной подписи и печати

Идея цифровой подписи была предложена в 1976 г. как ответ на остро ощущаемую пользователями сетевых компьютерных систем потребность замены обычных документов с подписями и печатями на бумаге (договоры, платежные документы и др.) их электронными аналогами с такой же юридической силой. Например, обеспечение возможности заключать контракт, закрывать этапы выполнения работ, переводить денежные средства без выезда на отдаленное предприятие или в его банк.

Был предложен метод идентификации автора документа и предприятия не по особенностям его почерка и удостоверяющей

152

печати, как это происходит с обычной физической подписью, а по наличию у него некоторого электронного ключа подписывания (числа), сохранение которого в секрете дает возможность гарантировать, что несанкционированный пользователь не сможет получить то же число-подпись, что и законный обладатель ключа.

При этом процедура проверки авторства документа и соответствия его содержания индивидуальному секретному ключу подписывания (на основании несекретного "образца цифровой подписи") должна давать возможность третьей стороне, например, арбитру, однозначно определить подлинность цифровой подписи и документа в случае возникновения конфликта.

Процедура электронной подписи включает в себя два этапа:

  • "подписывание" (вычисление параметров для подписывания, один из них хранится в секрете);
  • "сверка" (проверка с помощью несекретных параметров подлинности сообщения).

Практическая реализация этого метода нашла отражение в работе "Цифровая подпись RSA", сделанной в 1977 г. в Массачусетском Технологическом Институте (США). RSA - это начальные буквы фамилий авторов: R. Rivest, A. Shamir, L. Adleman.

Рассмотрим этапы формирования цифровой подписи:

Отправитель сообщений с помощью компьютера выбирает два больших простых числа А и Б порядка ста десятичных цифр и вычисляет их произведение n = А · Б. Затем подбирает пару целых чисел е, g при 1 < е, g < п таких, чтобы выполнялись соотношения (2) и (3). Числа пи е он передает своим партнерам, а число g держит в секрете как ключ для подписывания сообщений. Сообщение Т (текст договора, платежные документы и др.) по заданной функции h сжимается в целое число т, например, путем подсчета суммы цифровых кодов всех символов сообщения:

m = h (T) при 1 < h (T) < п.
(1)

Этот процесс называется "хэшированием", а функция h - хэш-функцией; т - это первый параметр открытой электронной подписи. Второй параметр подписи вычисляется по формуле:

R0 = {mg/n}
(2)

(фигурные скобки обозначают остаток от деления).

В формуле (2) целое число т возводится в секретную степень g и делится с остатком на число п. Например, результат выражения {6/4} равен 2.

153

Параметры m и R0 вставляются в текст сообщения на место подписи и печати. Все сообщение передается по факсу или по телекоммуникационным каналам получателю.

Получатель на месте с помощью компьютера проверяет правильность цифровых параметров т и R0. Проверка параметра т проводится исходя из полученного символьного объема сообщения (T1) и функции h. Таким образом, если при передаче сообщения какие-нибудь слова или буквы сообщения будут потеряны или появятся новые, то значение функции h(T1) уже не будет равно переданному. В этом случае потребуется повторная передача сообщения. Проверка параметра R0 проводится путем идентификации следующего условия:

Re0={m/n}.
(3)

Параметр R0, возведенный в степень е, должен быть равен остатку от деления параметра т на n.

Математически доказывается, что результат проверки цифровой подписи т и R0 будет положительным в том случае, если при ее формировании был использован секретный ключ g, соответствующий открытому ключу е. Вероятность расшифровки секретного ключа g по открытым параметрам R0, т, е и n считается ничтожно малой. Время, необходимое для расшифровки, - очень большое и не соизмеримо со временем действия сообщения.

Приведем упрощенный пример (табл. 4.3) расчета параметров подписи без использования компьютера. В качестве простых чисел А и Б выберем значения, содержащие только одну цифру. Значение параметра т (результат хэширования символьных сообщений) проверять не будем.

Правовое обоснование возможности внедрения системы электронной подписи определено в ст. 434 п.2 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть 1), действующего с 1 января 1995 г., а также в действующих ныне нормах и положениях (например, Инструктивные указания Государственного арбитража СССР от 29 июня 1979 г. № И-1-4 "Об использовании в качестве доказательств по арбитражным делам документов, подготовленных с помощью электронно-вычислительной техники" //Систематизированный сборник инструктивных указаний Государственного арбитража при Совете Министров СССР. - М., 1989. - С. 47-49).

Для формирования системы договорных отношений с использованием электронной подписи стороны обязаны подписать договор на совместное использование системы электронной подписи.

154

Таблица 4.3. Упрощенный расчет параметров
электронной подписи

Отправитель Получатель
Придумывает два простых числа:
А = 2, Б = 3, n = А · Б, т.е. n = 6
Параметр хэширования текста: т = 4
Имеет параметры т, е, R0, п
Секретный ключ: g = 2
Параметр: е = 1
Проверка подлинности:
Re0={m/n}
Вычисление: R0={mg/n} = {42/6} = 4 Результаты подстановки: (41) = {4/6}
Параметры R0=4 и m=4 составляют электронную подпись в сообщении
Получателю передаются параметры е, п
Идентичность документа и подписи установлена

155

Rambler's Top100
Lib4all.Ru © 2010.