2.3. Проектирование носителей информации

Под носителем информации понимается физическая среда, используемая для записи и накопления информации. По способу записи и считывания информации носители подразделяются на ручные, машинные и гибридные.

К ручным носителям относятся бумажные документы, заполненные информацией и воспринимаемые непосредственно человеком без использования технических средств.

К машинным носителям относятся носители, на которые записывается и с которых считывается информация с использованием технических средств (магнитные и оптические носители).

Гибридные носители в зависимости от способа записи и считывания представляют собой машиночитаемые документы, информацию на которые заносит пользователь, а считывание производится с помощью специальных технических средств.

В настоящее время наиболее распространенным носителем информации является документ. Статистическая информация, возникающая из

31

учетных данных предприятий и организаций, фиксируется в документах-формах первичной статистической отчетности, а статистическая информация со сведениями обобщающего характера, используемая для принятия управленческих решений, отражается в документах-формах сводной статистической отчетности. Отчетностью называются сведения, предоставляемые в обязательном порядке по установленным формам и в определенные сроки.

Проектирование первичных отчетов происходит в 3 этапа.

На первом этапе нужно определить необходимый состав разрабатываемых показателей, при этом избежать лишней информации, но сохранить ту, которая необходима для решения целого комплекса задач. Особое внимание здесь уделяется отбору постоянной и переменной информации.

На втором этапе приступают к размещению реквизитов на бланке отчета. Практикой проектирования с целью эффективного использования различных средств вычислительной техники рекомендуется следующий порядок размещения реквизитов: справочные реквизиты-признаки, группировочные реквизиты-признаки и другие реквизиты-признаки, а также абсолютные и относительные реквизиты-основания.

Указанные группы реквизитов располагаются в определенных частях отчета и могут иметь разные способы размещения: анкетный, линейный и табличный.

Линейный способ предусматривает размещение реквизитов в двух строках: в верхней располагаются наименования, а в нижней - их значения.

Анкетный способ применяется для размещения реквизитов в вертикальной последовательности обычно в виде двух граф: левая графа предназначена для наименований, а правая - для их значений.

Табличный способ предусматривает размещение различных реквизитов в виде таблицы с графами по вертикали и строками по горизонтали. Табличный способ используется чаще всего для размещения реквизитов-признаков в сочетании с реквизитами-основаниями.

На третьем этапе после окончательного уточнения разрабатываемого первичного отчета и согласования с размещением его реквизитов на машинном носителе приступают к расчету площади бланка. Бланки документов разрабатываются строго определенного, предусмотренного ГОСТом формата (мм): A1 - 841×594, А2 - 594×420, А3 - 420×297, А4 -297×210, А5 - 210×148, А6 - 148×105 и А7 - 105×74.

Для большинства первичных статистических отчетов, представляемых по почте, принята типовая структура размещения информации, состоящая из трех частей: заголовочной, содержательной и оформительной (см. ниже).

32

Типовая структура размещения реквизитов в первичном
статистическом отчете

Справочные
реквизиты-признак
  Наименование объекта  Место нахождения  Получатели отчета   
Групировочные
реквизиты-признаки

Наименование
1 2 3 4 ... n
Коды
1 2 3 4 ... n
 
   Наименование отчета________________ Форма №_______________      
Наименование
строк
Код
строки
Наименование граф
Абсолютные Относительные
А Б 1 2 3 ... ... m
 
 
 
 
Дата заполнения _________________ Подпись ответственного лица ________________

Заголовочная часть для большинства статистических отчетов является стандартной. В ней приводятся постоянные справочные и группировочные реквизиты-признаки и дается полное наименование отчета с индексом формы.

Для построения заголовочной части используются анкетный и линейный способы размещения информации.

Содержательная часть отчета содержит наименования реквизитов-признаков (строк и граф) и их числовые значения (реквизиты-основания), представленные в табличном виде. Это удобно для визуального контроля и анализа, а также позволяет вводить необходимые итоги по строкам или графам и осуществлять балансовую увязку показателей.

33

Оформительная часть предназначена для проставления подписей должностных лиц, отвечающих за составление отчета, печати и даты составления отчета.

При проектировании первичных отчетов обязательно учитываются возможности применения современных технических средств, чтобы автоматизировать процесс их дальнейшего ввода в ПЭВМ.

Одним из перспективных способов подготовки данных является применение считывающих устройств, позволяющих осуществлять непосредственное считывание информации с первичных документов.

Широкому внедрению читающих устройств предшествует разработка специальных форм документов, которые получили название машиночитаемых документов. При их проектировании предъявляются особые требования к форме, размеру, качеству и цвету бумаги, а также к порядку размещения реквизитов и их количественному составу.

В настоящее время в системе Госкомстата РФ наибольшее распространение получило читающее устройство для считывания информации, нанесенной в виде графических отметок и нормализованных цифр в определенных позициях специального бумажного документа. Устройство применяется в подготовке материалов переписи населения и других единовременных работах при вводе машиночитаемых документов в ПЭВМ. Бланки этих документов печатаются типографским способом на плотной белой бумаге обычно размером 210 × 297 мм. Информационное поле представляет собой матрицу, состоящую из 1000 позиций (40 строк × 25 колонок), в каждой из которых располагается заданное значение (цифры и метки), наносимое вручную.

Эффективное применение машиночитаемых документов в ЭИС возможно лишь при стандартизации их форм и форматов, а также правил заполнения.

Наиболее распространенной и удобной для пользователей (экономистов) формой вывода результатов является сводный отчет.

Проектируемые сводные статистические отчеты должны содержать необходимый состав показателей для качественного удовлетворения органов управления, иметь четкий порядок размещения реквизитов и конкретное название отчета, которое полностью отражает его содержание.

Проектирование сводных отчетов производится в три этапа.

На первом этапе определяется общий состав сводных показателей с целью установления возможностей получения максимального их числа машинным способом.

На втором этапе устанавливается конкретный состав показателей, включаемых в отдельные сводные отчеты. Возможность объединения

34

нескольких показателей в один отчет решается после того, как установлено, что они имеют однородные признаки и должны быть получены в одинаковые сроки и для одного круга потребителей.

На третьем этапе проводится размещение реквизитов и разрабатывается бланк формы сводного отчета.

При проектировании формы сводного отчета (см. ниже) обычно выделяются заголовочная и содержательная части.

Типовая структура размещения реквизитов в сводном
статистическом отчете

  Наименование сводного отчета________ Форма №______________
  Наименование территории____________ Код_______________
Наименование
группировочных
признаков
Код Наименование граф
Абсолютные Относительные
А Б 1 2 3 ... ... m
 
 
 
 

В заголовочной части указывается наименование и индекс формы сводного отчета, а также ряд групп признаков, по которым сводятся одноименные показатели.

В содержательной части размещаются группировочные реквизиты-признаки (подлежащее таблицы) и наименования граф (сказуемое таблицы) и их числовые значения.

При проектировании форм сводной отчетности учитывается только требование, связанное с ограничением ширины листа, выдаваемого на печать.

В условиях совершенствования статистической методологии важное значение придается унификации, устанавливающей единые требования к содержанию и построению отчетно-статистических документов, используемых в экономике.

Унификация отчетности обеспечивается единым законодательным порядком разработки и централизованного утверждения органами Госкомстата

35

РФ форм отчетов и инструкций по их заполнению, а также единой методологией приспособления статистических форм к их машинной обработке. В качестве руководящего материала при унификации используются государственные стандарты на систему отчетно-статистической документации.

При организации обработки отчетности особое внимание уделяется созданию различных массивов информации, под которыми понимается совокупность данных, хранящихся на машинных носителях. Их проектирование осуществляется в три следующих этапа.

На первом этапе определяется общий состав информационной базы, необходимой для решения требуемого комплекса задач, для чего производится анализ содержания проектируемых первичных и сводных отчетов.

В результате анализа устанавливается, в какой степени перечень реквизитов первичной отчетности обеспечивает разработку всех сводных отчетов. При необходимости вносятся соответствующие изменения за счет включения новых или устранения дублирующих реквизитов при сохранении минимальной избыточности данных и целостности информационной базы.

На втором этапе устанавливаются перечень и содержание массивов исходя из стабильности (постоянные и переменные) и сроков поступления данных. Для выполнения этого этапа необходимо знать не только состав комплекса решаемых задач, но и располагать всеми их объемно-временными характеристиками.

На третьем этапе проектируется внутримашинная структура записи массива и выбирается машинный носитель.

При проектировании внутримашинной структуры необходимо определить состав реквизитов массива и по каждому реквизиту обозначить тип записи и максимальную его значность.

При выборе машинного носителя необходимо руководствоваться такими критериями, как тип используемого компьютера, информационная емкость носителя, скорость записи и считывания данных и обеспечение определенного уровня достоверности и надежности данных.

Следует запомнить

  1.   Статистическая информация является составной частью экономической информации, представляющей собой совокупность различных сведений экономического характера, которые можно фиксировать, передавать, преобразовывать, хранить и использовать для осуществления различных функций.

36

  1.   Основная цель кодирования информации - однозначное обозначение объектов, а также представление их в компактной форме.
  2.   В статистической отчетности указываются сведения, предоставляемые в обязательном порядке по установленным формам и в определенные сроки.

Основные понятия

Экономическая информация, реквизиты-признаки, реквизиты-основания, показатели, документы, массивы документов, поток информации, код, классификатор, системы классификации, системы кодирования, носитель информации, отчетность, унификация документов, массив информации.

Вопросы для самопроверки

  1. Какие реквизиты характеризуют качественные свойства отображаемого явления?
  2. Из каких реквизитов состоит показатель?
  3. Укажите классификационные признаки, имеющие принципиальное значение для машинной обработки информации.
  4. На каких уровнях системы Госкомстата РФ осуществляется децентрализованная обработка?
  5. В каком виде чаще всего выражается кодовое обозначение?
  6. Какие преимущества дает применение комбинированной системы кодирования?
  7. С использованием какой системы классификации построен общегосударственный классификатор продукции?
  8. Какова степень стабильности информации, содержащейся в заголовочной части первичного отчета?
  9. Что необходимо сделать при проектировании внутримашинной структуры массива информации?

37

Rambler's Top100
Lib4all.Ru © 2010.