5.3. Технология организации и ведения массивов
постоянной информации

Общая технология организации и ведения массивов постоянной информации для регламентных задач включает первоначальную организацию этих массивов на магнитных носителях и непосредственное их ведение.

Первоначальная организация массивов постоянной информации предусматривает подготовку данных в виде документов, ввод их в ПЭВМ и запись на магнитные носители, а также упорядочение данных и проведение необходимых работ по их сохранению.

Ведение массивов постоянной информации заключается в поддержании их в работоспособном состоянии посредством корректировки и организации надежного хранения.

Принципиальная схема технологического процесса организации массивов постоянной информации и их ведения показана на рис. 5.3.

Для первоначальной организации массивов постоянной информации экономисты соответствующих отраслевых отделов должны составлять документы с соответствующей информацией (опер. 1). При этом частично или полностью могут использоваться формы первичных отчетов.

Здесь же осуществляется подсчет контрольных чисел (сумм) в документах, содержащих цифровую информацию. В документах, в которых содержится алфавитно-цифровая информация, подсчет контрольных чисел не ведется.

Затем данные с документов вводятся в ПЭВМ, контролируются и записываются на магнитные носители (опер. 2). Качество ввода и полноты записи информации на магнитные носители проверяется с помощью различных методов контроля (арифметического, логического и синтаксического).

При наличии ошибок информация выдается на экран или осуществляется печать протокола ошибок (опер. 3), содержащего распечатку ошибочных строк документов с указанием характера нарушений.

На основании протокола ошибок готовится бланк корректуры (опер. 4), в котором применяются три следующие типа изменений: удаление, вставка и замена. Первые два используются в случае изменения числа записей в массивах постоянной информации, а последний - при замене любого реквизита без изменения количественного состава записей.

Пример необходимого заполнения строки бланка корректур по каждому типу изменений показан в табл. 5.2 с помощью знака плюс (+).

Затем информация с бланка корректур вводится и контролируется (опер. 5) с помощью тех же методов контроля.

70

Рис. 5.3. Принципиальная схема технологического процесса организации
массивов постоянной информации и их ведения

71

Таблица 5.2

Типовая структура бланка корректур

Непосредственная корректировка (опер. 6) осуществляется в случае отсутствия ошибок, возникающих при составлении бланка корректур и ввода данных с него в ПЭВМ. В противном случае операции по выдаче ошибок, составлению новых корректур и их вводу будут повторяться до тех пор, пока ошибки не будут полностью исправлены.

После корректировки приступают к созданию необходимых копий магнитных носителей (опер. 7) и сдаче этих копий в архив (опер. 8) или рассылке на нижестоящий уровень системы Госкомстата РФ.

Массивы постоянной информации должны систематически обновляться, отражая все изменения, вносимые в первичную документацию. Это одно из важнейших условий их работоспособности и достоверности.

Технологический процесс ведения массивов постоянной информации начинается с подготовки корректур (опер. 4) и продолжается согласно вышеописанной схеме.

Организация надежного хранения массивов постоянной информации обеспечивается ведением их в нескольких поколениях.

Следует запомнить

1. √  При разработке информационной базы учитываются следующие основные требования: оптимальные размеры и структура построения массивов, обеспечение взаимосвязей между ними, а также оперативное и удобное внесение в них изменений.
2. √  Выделение постоянной информации из всей исходной информации уменьшает дублирование и повышает достоверность данных, а также сокращает затраты по подготовке текущей отчетности к вводу в ПЭВМ.

72

1. √  Общая технология организации и ведения массивов постоянной информации для регламентных задач предполагает первоначальную организацию этих массивов на магнитных носителях и непосредственное их ведение.

Основные понятия

Информационная база, переменная информация, условно-постоянная информация, коэффициент стабильности, коэффициент использования, фонд данных, справочный фонд, каталог, словарь.

1. Какие преимущества достигаются при разработке информационной базы?
2. По какому основному признаку классифицируется информационная база?
3. Какой из подходов более эффективен для организации информационной базы?
4. Установите значение коэффициента стабильности, по которому определяются массивы постоянной информации.
5. К каким массивам информации относятся данные предыдущих отчетных периодов?
6. К какому типу относится каталог с точки зрения его использования?
7. Можно ли при организации массивов постоянной информации использовать в качестве документа статистический отчет?
8. От какого реквизита зависит особенность заполнения бланка корректур?
9. С какой целью осуществляется копирование информационной базы?

73