РАБОТА 5. СОЗДАНИЕ СЛОЖНЫХ ФОРМ И ОТЧЕТОВ

КРАТКАЯ СПРАВКА

Кнопочное меню представляет собой форму, на которой расположены элементы управления - кнопки с поясняющими надписями. Щелчок по кнопке открывает соответствующую таблицу, запрос, форму или отчет. Меню - это очень удобный инструмент работы с базами данных, и он практически всегда присутствует в базах, созданных для предприятий или фирм.

Кнопочное меню можно создать вручную (в режиме конструктора) или воспользовавшись диспетчером кнопочных форм. Меню, созданные вручную, могут обладать большими возможностями и выглядеть более привлекательно, чем меню, созданные диспетчером. Однако для создания красивого меню вручную требуется достаточно много времени даже для опытного разработчика, а создать простое меню с помощью диспетчера можно за несколько минут, тем более что впоследствии в режиме конструктора можно дополнить и изменить это меню. Остановимся на варианте создания меню с помощью диспетчера кнопочных форм.

ЗАДАНИЕ 1

Создание сложных форм.

  1. Разработайте сложную форму, в которой с названиями дисциплин была бы связана подчиненная форма Студенты и подчиненная форма Оценки студентов.
  2. Измените расположение элементов в форме в соответствии с рис. 4.12.
  3. Вставьте в форму диаграмму, графически отражающую оценки студентов.
  4. Отредактируйте вид осей диаграммы.
ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

1. Для создания сложной формы:

  • на вкладке Формы щелкните по кнопке <Создать>;
  • выберите Мастер форм и, не выбирая таблицу или запрос, щелкните по кнопке <(Ж>;
  • в таблице Дисциплины выберите поле ≪Название дисциплины≫;
  • в таблице Студенты выберите поля ≪Код студента≫, ≪Фамилия≫, ≪Имя≫, ≪Отчество≫, ≪Номер группы≫;
  • в таблице Оценки выберите поле ≪Оценки≫ и щелкните по кнопке <Далее>;
  • в появившемся окне вариант построения формы нас удовлетворяет, поэтому щелкните по кнопке <Далее>;
  • оставьте табличный вариант подчиненной формы и щелкните по кнопке <Далее>;
  • выберите нужный вам стиль оформления формы и щелкните по кнопке <Далее>;
  • введите название формы Дисциплины и оценки;
  • щелкните по кнопке <Готово> и просмотрите полученную форму.

219

2. Нас не удовлетворяет расположение полей на экране. Измените их в соответствии с рис. 4.13, оставив место для диаграммы.

Рис. 4.13. Форма Дисциплины и оценки
Рис. 4.13. Форма Дисциплины и оценки

Для этого:

  • перейдите в режим конструктора;
  • стандартными средствами Windows (технология drag-and-drop) измените размеры подчиненной формы так, чтобы были видны все данные. Для этого надо (как правило, многократно) переключаться из режима конструктора в режим формы, смотреть на полученный результат и, если он не подходит, снова корректировать в режиме конструктора. Ширину столбцов в подчиненной форме можно изменить только в режиме формы.

3. Для того чтобы вставить в форму диаграмму оценок студентов по заданным дисциплинам, необходимо:

  • переключиться в режим конструктора;
  • выполнить команду Вид, Панель элементов;
  • на этой панели щелкнуть по кнопке <Аа>;
  • создать прямоугольник для надписи - заголовка диаграммы. Для этого переведите курсор в левый верхний угол будущего прямоугольника, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, доведите до правого нижнего угла, затем отпустите кнопку;
  • ввести надпись Диаграмма оценок;
  • выполнить команду Вставка, Диаграмма;
  • на свободном месте формы растянуть прямоугольник для диаграммы (нажмите левую кнопку мыши в левом верхнем углу и, не отпуская ее, растяните прямоугольник до правого нижнего угла, затем отпустите кнопку);
  • выбрать таблицу Оценки и щелкнуть по кнопке <Далее>;
  • выбрать поля ≪Код студента≫ и ≪Оценки≫;
  • щелкнуть по кнопке <Далее>;
  • выбрать вид диаграммы Гистограмма (по умолчанию он и стоит) и щелкнуть по кнопке <Далее>;
  • дважды щелкнуть по надписи Сумма_оценки, выбрать Отсутствует и щелкнуть по кнопке <ОК>;
  • щелкнуть по кнопке <Далее>;

220

  • вновь щелкнуть по кнопке <Далее>, так как в строке Поля формы и в строке Поля диаграммы по умолчанию находится Код дисциплины (что нам и нужно);
  • стереть название диаграммы Оценки (так как мы уже задали надпись для диаграммы) и щелкнуть по кнопке <Далее>.

4. Отредактируйте вид осей диаграммы. Для этого:

  • дважды щелкните по диаграмме;
  • дважды щелкните по значениям вертикальной оси;
  • выберите вкладку Шкала;
  • уберите "галочку" у надписи Минимальное значение, а в ячейке справа от этого названия введите 1;
  • уберите "галочку" у надписи Максимальное значение, а в ячейке справа от этого названия введите 5;
  • уберите "галочку" у надписи Цена основных делений, а в ячейке справа от этого названия введите 1 и щелкните по кнопке <ОК>;
  • расширьте область диаграммы, перетащив правую границу окна диаграммы несколько правее (подведя курсор к правой границе до появления двойной стрелки и нажав левую кнопку мыши);
  • закройте окно ≪Microsoft Graph≫, выбрав в меню Файл пункт Выход и возврат в дисциплины и оценки:форма;
  • перейдите в режим формы (она представлена на рис. 4.14) и просмотрите форму для разных дисциплин (щелкая по кнопке перехода к следующей записи в нижней части формы). Вы увидите изменение названий дисциплин, а также оценок студентов по этим дисциплинам и изменение диаграмм, отображающих эти оценки;
  • закройте форму.
Рис. 4.14. Форма Дисциплины и оценки с включенной в нее диаграммой
Рис. 4.14. Форма Дисциплины и оценки с включенной в нее диаграммой
ЗАДАНИЕ 2

Создание сложных отчетов.

1. Создайте запрос, на основе которого будет формироваться отчет. В запросе должны присутствовать: из таблицы Студенты - поля ≪Фамилия≫, ≪Имя≫, ≪Отчество≫ и ≪Номер группы≫, из таблицы Дисциплины - поле ≪Название дисциплины≫, из таблицы Оценки - поле ≪Оценки≫.

221

  1. Создайте отчет по итогам сессии. В отчете оценки студентов должны быть сгруппированы по номерам групп и дисциплинам. Для каждого студента должна вычисляться средняя оценка в сессию, а для каждой группы - среднее значение оценок по всем предметам.
ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

1. Для создания запроса:

  • на вкладке Запросы щелкните по кнопке <Создать>;
  • выберите Простой запрос и щелкните по кнопке <ОК>;
  • из таблицы Студенты выберите поля ≪Фамилия≫, ≪Имя≫, ≪Отчество≫ и ≪Номер группы≫, из таблицы Дисциплины - - поле ≪Название дисциплины≫, из таблицы Оценки - поле ≪Оценки≫ и щелкните по кнопке <Далее>;
  • щелкните еще раз по кнопке <Далее>;
  • введите название запроса Сессия и щелкните по кнопке <Готово>;
  • закройте запрос.

2. Для создания итогового отчета выполните следующее:

  • на вкладке Отчеты щелкните по кнопке <Создать>;
  • выберите Мастер отчетов, из раскрывающегося списка - запрос Сессия и щелкните по кнопке <ОК>;
  • выберите все поля запроса и щелкните по кнопке <Далее>;
  • тип представления данных нас удовлетворяет, поэтому щелкните по кнопке <Далее>;
  • добавьте уровень группировки по номеру группы, выбрав в левом окне Номер
  • группы и перенеся его в правое окно, щелкнув по кнопке ;
  • щелкните по кнопке <Далее>;
  • щелкните по кнопке <Итоги>, так как надо вычислять средний балл;
  • поставьте "галочку" в ячейке поля ≪AVG≫ (эта функция вычисляет среднее) и щелкните по кнопке <ОК>;
  • щелкните по кнопке <ОК>, так как сортировка не требуется, потому что данными являются название дисциплины и оценки, порядок которых не столь важен;
  • выберите макет отчета. Рекомендуем ступенчатый, так как он занимает меньше места и в нем наглядно представлены данные (хотя это дело вкуса). Щелкните по кнопке <Далее>;
  • выберите стиль отчета и щелкните по кнопке <Далее>;
  • введите название отчета Итоги сессии и щелкните по кнопке <Готово>.

На экране появится отчет. Его можно просмотреть, изменяя масштаб (щелкнув по листу) и перелистывая страницы (в нижней части экрана). Его можно также распечатать, выполнив команду Файл, Печать. После завершения необходимых вам операций закройте окно просмотра отчета.

ЗАДАНИЕ 3

Разработайте кнопочную форму-меню для работы с базами данных, в которой должны быть созданные вами формы и отчет.

222

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

Для создания кнопочного меню выполните следующие действия:

  • выполните команду Сервис, Надстройки, Диспетчер кнопочных форм;
  • подтвердите создание кнопочной формы, щелкнув по кнопке <Да>;
  • Access предложит вам работать с главной кнопочной формой или создать дополнительно новую. Создайте свою форму, щелкнув по кнопке <Создать>;
  • введите имя Меню и щелкните по кнопке <ОК>;
  • в окне выберите Меню и щелкните по кнопке <Изменить>;
  • создайте элементы данной кнопочной формы, щелкнув по кнопке <Создать>;
  • в строке Текст введите поясняющую надпись к первой создаваемой кнопке - Преподаватели;
  • в строке Команда выберите из списка Открытие формы в режиме редактирования;

Примечание. Диспетчер напрямую может связать кнопку с открытием формы или отчета. Чтобы открыть таблицу или запрос, надо создать соответствующий макрос и указать это в диспетчере.

  • в строке Форма выберите из списка форму Преподаватели и щелкните по кнопке <ОК>;
  • введите в меню все созданные формы и отчет, повторяя п. 6 - 9;
  • закройте окно кнопочной формы, щелкнув по кнопке <Закрыть>;
  • щелкните по кнопке <По умолчанию>;
  • закройте диспетчер кнопочных форм, щелкнув по кнопке <Закрыть>;
  • на вкладке Формы подведите курсор мыши к надписи Кнопочная форма, щелкните правой кнопкой мыши, выберите пункт Переименовать и введите новое имя Форма-меню, затем нажмите клавишу <Enter>;
  • откройте эту форму и просмотрите возможности открытия форм и отчета из меню.

Примечание. Для возврата из любой открытой формы или отчета в меню достаточно закрыть их.

223

Rambler's Top100
Lib4all.Ru © 2010.