КРАТКАЯ СПРАВКА

Понятие о списке (базе данных Excel)

Электронные таблицы Excel можно использовать для организации работы с небольшими реляционными базами данных. В этом случае электронную таблицу называют списком или базой данных Excel (рис. 3.33) и используют соответствующую терминологию:

• строка списка - запись базы данных;
• столбец списка - поле базы данных.

Название столбца может занимать только одну ячейку и при работе с таблицей как с базой данных называется именем поля. Все ячейки строки с именами полей образуют область имен полей, которая занимает только одну строку.

Данные всегда располагаются, начиная со следующей строки после области имен полей. Весь блок ячеек с данными называют областью данных.

Рис. 3.33. Структурные элементы списка (базы данных Ехсеl)

151

Для размещения имени поля списка в одной ячейке (рис. 3.33) необходимо:

• выделить ячейку или всю строку, где будут располагаться имена полей;
• ввести команду Формат, ячеек и выбрать вкладку Выравнивание;
• на вкладке установить следующие параметры:

Над записями списка можно выполнять различные операции обработки, команды вызова которых сгруппированы в меню Данные. Для того чтобы электронная таблица воспринималась системой как список, необходимо соблюдать описанные выше правила и перед выполнением операций обработки установить курсор внутри этой таблицы. В этом случае при вводе команды обработки из меню Данные весь список (имена полей и записи, см. рис. 3.33) будет выделен темным цветом. Когда список сформирован неверно или нужно работать с частью области списка, область списка надо выделить вручную с помощью мыши.

Excel предоставляет возможности для работы с базами данных различных форматов, которые при открытии в среде Excel автоматически преобразуются в список. Такое преобразование называют импортом. Данные в электронную таблицу можно включить не только путем импорта из "чужой" базы данных, но и посредством запросов данных, адресованных тому или иному серверу баз данных. Такие запросы формируются специальной программой MS Query, вызываемой по команде Данные, Внешние данные, Создать запрос. Результат запроса возвращается в электронную таблицу в виде списка.

Сортировка данных в списке

Сортировка данных является базовой операцией любой таблицы и выполняется командой Данные, Сортировка с установкой необходимых параметров. Целью сортировки является упорядочивание данных. Сортировка осуществляется на том же листе.

Особенно важно осуществлять сортировку в списке, так как многие операции группировки данных, которые доступны из меню Данные, можно использовать только после проведения операции сортировки.

В среде Excel 97 предусмотрены три уровня сортировки, которые определяются в диалоговом окне ≪Сортировка диапазона≫ (рис. 3.34, а) параметром Сортировать по.

Рис. 3.34. Диалоговые окна для операции сортировки: а - сортировка диапазона; б - параметры сортировки

152

Сначала осуществляется сортировка в столбце 1 -го уровня, затем сортируются одинаковые записи 1-го столбца по столбцу 2-го уровня, затем сортируются одинаковые записи 2-го столбца по столбцу 3-го уровня.

В том же окне устанавливается порядок сортировки в столбцах - по возрастанию или убыванию. При сортировке по возрастанию упорядочение идет следующим образом - от меньшего к большему, по алфавиту или в хронологическом порядке дат, но при этом имеет место приоритет: числа, текст, логические значения, значения ошибок, пустые ячейки. Сортировка по убыванию использует обратный порядок (исключение - пустые ячейки, которые располагаются в конце списка).

При наличии заголовков столбцов (имен полей) их следует исключить из области, подлежащей сортировке, установкой флажка переключателя Идентифицировать поля по подписям.

Кнопка <Параметры> выводит диалоговое окно ≪Параметры сортировки≫, в котором задаются дополнительные установки сортировки (рис. 3.34, б): с учетом регистра или без учета; по столбцам или по строкам; порядок сортировки - обычный или специальный, выбранный из предлагаемого списка. Этот список можно сформировать самостоятельно с помощью Сервис, Параметры, вкладка Списки.

Основные технологические операции по сортировке данных

ЗАДАНИЕ

1. Проделайте подготовительную работу: создайте книгу и сохраните ее под именем Spisok, переименуйте Лист1 на Список, а Лист2 - на Сортировка.
2. В новой рабочей книге на листе Список создайте таблицу, приведенную на рис. 3.35.
3. Произведите копирование списка (базы данных) с листа Список на лист Сортировка.
4. Сделайте сортировку на трех уровнях по возрастанию: по преподавателям, по номеру группы, по коду предмета.
5. Выполните сортировку по другим полям.

153

Рис . 3.35. Пример списка (базы данных)

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

1. Проведите подготовительную работу:

• создайте новую рабочую книгу командой Файл, Создать. Укажите шаблон - Книга;
• сохраните созданную рабочую книгу под именем Spisok командой Файл, Сохранить как;
• переименуйте Лист1 на Список;
• переименуйте Лист2 на Сортировка.

2. Сформируйте на листе Список шапку таблицы (см. рис. 3.35). Имена столбцов шапки будут в дальнейшем играть роль имен полей базы данных (списка). Следует помнить, что имя каждого поля должно занимать одну ячейку. Для этого:

• выделите первую строку;
• вызовите контекстное меню и выберите команду Формат, ячеек;
• произведите форматирование ячеек первой строки, установив параметры на вкладке Выравнивание:

154

• введите названия столбцов (имен полей) в соответствии с отображенной на рис. 3.35 таблицей;
• заполните таблицу данными.

3. Выделите список, начиная от имен полей и вниз до конца записей таблицы, и скопируйте их на лист Сортировка.

4. Выполните сортировку по столбцу Таб. № препод. Для этого:

• установите курсор в поле списка и введите команду Данные, Сортировка. При этом должна выделиться вся область списка. Если этого не произошло, то предварительно выделите весь список, а затем введите указанную команду;
• в диалоговом окне ≪Сортировка диапазона≫ установите:

• установите флажок Идентифицировать поля по подписям.

5. Выполните сортировку по другим полям.

155