РАБОТА 2. СОЗДАНИЕ И ЗАПОЛНЕНИЕ ТАБЛИЦЫ ПОСТОЯННЫМИ ДАННЫМИ И ФОРМУЛАМИ
КРАТКАЯ СПРАВКА
Формат ячеек таблицы
Ячейки рабочего листа имеют заданный формат, который устанавливается командой Формат, Ячейки или командой контекстного меню Формат ячеек. Эти команды имеют несколько вкладок: Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Вид, Защита.
Вкладка Число - задает форматы представления данных в ячейке:
Общий - обеспечивает отображение числовых и текстовых данных произвольного типа;
Числовой - включает цифры и символы-разделители: десятичная точка, процент, знак мантиссы, знак числа, круглые скобки, денежное обозначение (р. или $);
Денежный или Финансовый - для отображения денежных величин;
Дата/время - для отображения даты и времени в выбранном формате;
Процентный - для вывода чисел, предварительно умноженных на 100, с символом процента;
Дробный - для вывода дробных чисел;
Экспоненциальный - для вывода чисел в экспоненциальном формате, например 1,65Е+044;
Текстовый - последовательность букв, цифр, специальных символов;
Дополнительный - нестандартные дополнительные форматы, например номер телефона, почтовый индекс и пр.
Все форматы - показывает все имеющиеся в Excel форматы.
Рис. 3.3. Вкладка Число диалогового окна ≪Формат ячеек≫ для выбора формата представления данных в таблице
112
Вкладка Выравнивание определяет:
Выравнивание - способ выравнивания данного в ячейке по горизонтали (по левому или правому краю, по значению, по центру выделения, по центру, по ширине, с заполнением) или по вертикали (по нижнему или верхнему краю, по центру или высоте);
Отображение - определяет, можно ли переносить в ячейке текст по словам, разрешает или запрещает объединение ячеек, задает автоподбор ширины ячейки.
Вкладка Шрифт - изменяет шрифт, начертание, размер, цвет, подчеркивание и эффекты текста в выделенных ячейках;
Вкладка Граница - создает рамки (обрамление) вокруг выделенного блока ячеек;
Вкладка Вид - позволяет задать закраску ячейки (цвет и узор);
Вкладка Защита - управляет скрытием формул и блокировкой ячеек (запрет редактирования данных ячеек). Устанавливать защиту можно в любой момент, но действовать она будет только после того, когда введена защита листа или книги с помощью команды Сервис, Защитить лист.
Технологические операции с ячейками таблицы
В операциях обработки часто используется не отдельная ячейка, а блок ячеек. Блок - прямоугольная область смежных или несмежных ячеек, расположенных в разных местах. Блоком ячеек можно считать и строку, и столбец. Типовые технологические операции с блоками ячеек представлены в табл. 3.1.
Применительно к ячейке и блоку ячеек выполняются следующие действия:
Форматирование
перемещение *
копирование *
заполнение
вставка *
очистка форматов, содержимого, значений
удаление *
Внимание!
Первоначально выделяется блок ячеек - объект действия, а затем выбирается команда меню для исполнения действия.
При выделении блока несмежных ячеек необходимо предварительно нажать и удерживать клавишу <Ctrl>.
Помеченные (*) действия не выполняются для блока с несмежными ячейками.
Таблица 3.1.Типовые технологические операции с блоками ячеек
№ п/п
Название технологической операции
Технология выполнения операции с помощью управляющего меню
Альтернативный вариант технологии с помощью контекстного меню или мыши
1
Выделение блока смежных ячеек
-
Установить курсор в ячейку, начиная с которой выполняется выделение.
Нажать левую кнопку мыши.
Протащить курсор, закрашивая область выделения.
2
Выделение блока несмежных ячеек
-
Выделить блок смежных ячеек.
Выделить следующий блок смежных ячеек при нажатой клавише <Ctrl>.
3
Форматировать блок ячеек
Выделить блок ячеек.
Выполнить команду Формат, Ячейки
Вызвать контекстное меню.
Команда Формат ячеек.
113
Продолжение
№ п/п
Название технологической операции
Технология выполнения операции с помощью управляющего меню
Альтернативный вариант технологии с помощью контекстного меню или мыши
4
Удалить блок (изменение структуры таблицы)
Выделить блок ячеек.
Команда Правка, Удалить.
Указать объект удаления (строки, столбцы или блок ячеек со сдвигом ячеек влево или вверх).
Вызвать контекстное меню.
Команда Удалить.
5
Вставить блок ячеек (строк, столбцов)
Выделить блок ячеек.
Выполнить команду Вставка, Ячейки (указать смещение - вправо или вниз, Добавление строк или столбцов).
Вызвать контекстное меню.
Выполнить команду Добавить ячейки.
6
Копировать блок ячеек
Выделить блок ячеек.
Команда Правка, Копировать.
Установить курсор в ячейку, куда копируется.
Команда Правка, Вставить.
Вызвать контекстное меню.
Команда Копировать.
Установить курсор в ячейку, куда копируется.
Команда Правка, Вставить.
7
Вставить блок ячеек (предварительно выполнена команда копирования или вырезания)
Установить курсор в место вставки.
Команда Правка, Вставить.
Вызвать контекстное меню.
Выполнить команду Вставить.
8
Вставить блок ячеек с размножением (предварительно выполнена команда копирования или вырезания)
Установить курсор в место вставки.
Выделить блок, кратный исходному блоку.
Команда Правка, Вставить.
Выделить блок, кратный исходному.
Вызвать контекстное меню.
Выполнить команду Вставить.
9
Очистить блок
Выделить блок ячеек.
Выполнить команду Правка, Очистить.
Указать объект обработки: все, форматы, содержимое, примечание.
Вызвать контекстное меню.
Выполнить команду Очистить содержимое.
10
Перенести выделенный блок с помощью мыши
-
Выделить блок ячеек (блок строк или блок столбцов).
Установить курсор мыши на любую линию контура.
Нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить блок на другое место.
11
Скопировать выделенный блок с помощью мыши
-
Выделить блок ячеек.
Установить курсор мыши на любую линию контура.
Нажать клавишу <Ctrl>.
Нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить блок в место вставки.
Отпустить клавишу <Ctrl>.
114
Продолжение
№ п/п
Название технологической операции
Технология выполнения операции с помощью управляющего меню
Альтернативный вариант технологии с помощью контекстного меню или мыши
12
Заполнение блока значениями
Ввести значения в начало или в конец блока для тиражирования.
Выделить блок ячеек (вниз, вверх, вправо или влево от начальной ячейки) для заполнения.
Выполнить команду Правка, Заполнить.
Выбрать вариант заполнения: вниз, вверх, вправо, влево, прогрессия в зависимости от конфигурации блока.
-
13
Заполнение блока ячеек при копировании с помощью мыши
-
Ввести значения или формулы в смежные ячейки.
Выделить блок заполненных ячеек.
Установить курсор в нижний правый угол блока, добившись появления черного крестика.
Нажать правую кнопку мыши и протянуть курсор на требуемый размер.
Выполнить команду контекстного меню Копировать ячейки.
14
Заполнение блока ячеек значениями с помощью мыши
-
Ввести значения или формулы в смежные ячейки.
Выделить блок заполненных ячеек.
Установить курсор в нижний правый угол блока, добившись появления черного крестика.
Нажать правую кнопку мыши и протянуть курсор на требуемый размер.
Выполнить команду контекстного меню Заполнить значения.
15
Заполнение блока ячеек списком значений (ряды) с помощью мыши
-
Ввести значения в смежные ячейки.
Выделить блок заполненных ячеек.
Установить курсор в нижний правый угол блока, добившись появления черного крестика.
Нажать правую кнопку мыши и протянуть курсор на требуемый размер.
Выполнить команду контекстного меню Заполнить.
115
Продолжение
№ п/п
Название технологической операции
Технология выполнения операции с помощью управляющего меню
Альтернативный вариант технологии с помощью контекстного меню или мыши
16
Заполнение блока ячеек форматами с помощью мыши
-
Настроить формат смежных ячеек.
Выделить блок ячеек с заполненными форматами.
Установить курсор в нижний правый угол блока, нажать правую кнопку мыши и протянуть курсор на требуемый размер.
Выполнить команду контекстного меню Заполнить форматы.
17
Заполнение блока ячеек значениями согласно прогрессии
Ввести начальное значение прогрессии в ячейку.
Выделить блок ячеек для заполнения.
Выполнить команду Правка, Заполнить, Прогрессия.
Указать тип и параметры прогрессии.
Установить курсор в нижний правый угол начальной ячейки, нажать правую кнопку мыши и протянуть курсор на требуемый размер.
Выполнить команду контекстного меню Прогрессия.
Указать тип и параметры прогрессии.
18
Скрыть блок строк (столбцов)
-
Установить курсор на строке с именами столбцов или на столбце с номерами строк.
Выделить блок строк (столбцов).
Выполнить команду контекстного меню Скрыть.
19
Показать блок скрытых строк (столбцов)
Если первый столбец (строка) является скрытым, выполните команду Правка, Перейти.
В диалоговом окне в поле Ссылка введите А1 (латинская буква) и нажмите кнопку <ОК>.
Выполните команду Формат, Столбец или Строка, Отобразить.
Выделить блок из двух столбцов (строк), между которыми находятся скрытые столбцы (строки). (Курсор устанавливается на строке с именами столбцов или на столбце с номерами строк.)
Выполнить команду контекстного меню Отобразить
20
Построение экстраполяционных (прогнозных) рядов (т.е. расчет будущих значений в свободных ячейках на основании уже введенных значений)
-
Ввести несколько значений в смежные ячейки и выделить этот блок.
Установить курсор в нижний правый угол блока, добившись появления крестика, нажать правую кнопку мыши и протянуть курсор на требуемый размер.
Выполнить команду контекстного меню Линейное или экспоненциальное приближение.
116
Продолжение
№ п/п
Название технологической операции
Технология выполнения операции с помощью управляющего меню
Альтернативный вариант технологии с помощью контекстного меню или мыши
21
Присвоение имени блоку ячеек
Выделить блок ячеек.
Команда Вставка, Имя, Присвоить.
Указать имя блока ячеек, начинающееся с буквы.
-
22
Присвоение блоку ячеек имени, находящегося в столбце или строке
Выделить блок ячеек.
Выполнить команду Вставка, Имя, Создать.
Указать источник имени: верхняя или нижняя строка, левый или правый столбец.
-
Заполнение таблицы постоянными значениями
В ячейки рабочего листа вводятся два вида данных: постоянные значения (константы) и формулы.
Постоянные значения - это числа, символы, текст. В ячейку константа записывается следующим образом: курсор устанавливается в ячейку и с клавиатуры вводится значение. Редактирование введенного значения проводится после установки курсора в нужную ячейку, а далее следует либо нажать клавишу <F2>, либо щелкнуть кнопкой мыши в строке ввода в нужном месте.
Формулы вводятся и редактируются аналогично. Однако прежде чем их вводить, надо разобраться с правилами их формирования.
Формулы в таблице и технология их использования
Под формулой в электронной таблице понимают выражение, состоящее из операндов и операций. Формулы строятся как выражение для вычисления нового значения. Тип значения, полученного в результате вычисления по формуле, определяется типом операндов выражения. Формула всегда начинается с символа равно (= ).
В качестве операндов используются:
числа;
тексты (вводятся в двойных кавычках, например "Неявка");
логические значения (например, ИСТИНА и ЛОЖЬ, условия типа А23= А45 и т.д.);
значения ошибки (типа #ДЕЛ/0!, #Н/Д, #ИМЯ?, ПУСТО!, #ЧИСЛО!, #ССЫЛКА! и #ЗНАЧ!);
ссылки - адреса ячеек. При перечислении ссылки разделяются точкой с запятой, например: А4; С5; С10: Е20;
встроенные функции Excel 97.
Примечание. Альтернативный стиль ссылок R1C1 в книге не рассматривается
Операнды в формулах соединяются с помощью символов операций:
операций отношения: >, >= (не меньше), < , <= (не больше),= , <> (не равно).
117
Формулы можно копировать в другие ячейки. При этом в зависимости от типа ссылок, входящих в копируемую формулу, осуществляется их настройка: автоматическая (для относительных ссылок) или полуавтоматическая (для частично абсолютных ссылок). Различают следующие типы ссылок:
относительные ссылки, например А2 или С23, которые всегда изменяются так, чтобы отобразить правило их вхождения в формулу относительно ее нового местоположения. При копировании формулы в новую книгу и лист перед ссылкой, входящей в скопированную формулу, появляется имя книги и листа, откуда производилось копирование (STAR\ЛИСТ5!F4);
абсолютные ссылки, которые перед именем столбца и номером строки имеют символ $. Назначение ссылки абсолютной производится следующим образом: в строке ввода перед ссылкой устанавливается курсор и нажимается клавиша <F4>, например $А$4. Можно сделать то же самое, вводя символ $ с клавиатуры. При копировании абсолютные ссылки остаются неизменными;
частично абсолютные ссылки, которые при копировании корректируются частично. Символ $ стоит или перед именем столбца, или перед номером строки ($R2, F$5). Например, при копировании формулы, содержащей $F5, сохранится имя столбца F, а номер строки будет изменен;
имена блоков, например ЦЕНА. Имя связывается с данными блока, а не с его местоположением. Можно блок перенести в другое место, что не повлияет на его имя.
Формулы можно копировать в другие ячейки. При этом в зависимости от типа ссылок, входящих в копируемую формулу, осуществляется их корректировка: автоматическая (для относительных ссылок) или полуавтоматическая (для частично абсолютных ссылок).
Пример. На рис. 3.4 представлен результат копирования формул из одной ячейки в другую для трех вариантов ссылок: относительных, абсолютных, частично абсолютных.
Рис.3.4. Иллюстрация правила изменения ссылок при копировании формул из одной ячейки в другую
Как использовать функции в таблице
В любых версиях Excel для различных типов вычислений имеется большое число встроенных функций: математических, статистических, логических, текстовых, информационных и др.
118
Функции вводятся обычным набором с клавиатуры или более предпочтительным способом - с помощью Мастера функций (рис. 3.5), диалоговое окно которого вызывается командой Вставка, Функция или кнопкой .
Рис. 3.5. Диалоговое окно ≪Мастер функций≫ для выбора категории и вида функции
Все функции разделены на категории, каждая из которых включает в себя определенный набор функций.
Для каждой категории функций справа в окне (см. рис. 3.5) показан их состав. Выбирается категория функция (слева), имя функции (справа), внизу дается краткий синтаксис функции. Если функция использует несколько однотипных аргументов, указан символ многоточия (...).
После нажатия кнопки <ОК> появляется следующее диалоговое окно (пример окна приведен на рис. 3.6) и осуществляется построение функции, т.е. указание ее аргументов. Каждый аргумент вводится в специально предназначенную для него строку, например, так, как показано на рис. 3.6.
Рис. 3.6. Пример диалогового окна для задания аргументов логической функции ЕСЛИ
119
Кнопка позволяет увеличить масштаб строки ввода аргумента, а кнопка обеспечивает возврат в диалоговое окно на строку ввода.
Формулу вводят в ячейку. Для вставки в формулу других функций в строке ввода, которая находится в верхней части окна над рабочим полем (рис. 3.7), предусмотрена кнопка вызова функций.
Рис. 3.7. Использование кнопки вызова функции в строке ввода
Правила построения формул с помощью Мастера функций:
состав аргументов функций, порядок задания и типы значений фиксированы и не подлежат изменению;
аргументы вводятся в специальных строках ввода, например, так, как изображено на рис. 3.6;
для формирования аргумента, как результата промежуточного вычисления по функциям, нажимается кнопка вызова функций в строке ввода (рис. 3.7); глубина вложенности - произвольная;
для ввода имени блока ячеек используется команда Вставка, Имя, Вставить с выбором имени блока;
для построения ссылки следует установить курсор в поле ввода, а затем перевести указатель мыши на требуемый рабочий лист для выделения ячейки или блока;
абсолютные ссылки формируются при установке курсора перед адресом ячейки в строке ввода и нажатии клавиши <F4>.
ЗАДАНИЕ 1
Сформируйте структуру таблицы и заполните ее постоянными значениями - числами, символами, текстом.
В качестве примера таблицы рассматривается экзаменационная ведомость (рис. 3.8). Для каждой группы создаются типовые ведомости, которые содержат списки студентов (фамилия, имя, отчество, № зачетной книжки) и полученные ими оценки на экзамене.
В данном задании требуется на базе созданной в работе 1 таблицы подготовить для каждой группы электронную экзаменационную ведомость (см. рис. 3.8).
В любой таблице всегда можно выделить минимум две структурные части - название и ее шапку.
120
ЭКЗАМЕНАЦИОННАЯ ВЕДОМОСТЬ
Группа №__________ Дисциплина___________________
№ п/п
Фамилия, имя, отчество
№ зачетной книжки
Оценка
Подпись экзаменатора
"отлично" __________________________
"хорошо" ___________________________
"удовлетворительно"_________________
"неудовлетворительно"_______________
"неявки" ___________________________
ИТОГО____________________________
Рис. 3.8. Форма экзаменационной ведомости для задания 1
Название таблицы вводится в любую ячейку и оформляется шрифтами.
Формирование шапки таблицы рекомендуется проводить в следующей последовательности:
задайте способ выравнивания названия граф (при больших текстах необходимо обеспечить перенос по словам);
в каждую ячейку одной строки введите названия граф таблицы;
установите ширину каждого столбца таблицы.
После окончания оформления шапки таблицы введите в таблицу постоянные данные:
фамилии студентов и полученные ими оценки по конкретной дисциплине;
заголовки в нижней части таблицы для итоговых данных, которые будут подсчитаны впоследствии при выполнении задания 2.
После окончания работы по заполнению ведомости постоянными данными запомните ее как рабочую книгу.
Для лучшего понимания технологии работы в Excel выполните тренинг. Для этого проделайте все операции, указанные в табл. 3.1.
Примечание. Все расчеты в экзаменационной ведомости будут производиться в задании 2.
ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ
1. Загрузите с жесткого диска созданный в работе 1 шаблон экзаменационной ведомости с именем Session:
выполните команду Файл, Открыть;
в диалоговом окне установите следующие параметры:
Папка: имя вашего каталога Имя файла: Session Тип файла: Шаблоны
121
2. Введите в указанные в табл. 3.2 ячейки, тексты заголовка и шапки таблицы в соответствии с рис. 3.8 по следующей технологии:
установите указатель мыши в ячейку, куда будете вводить текст, например в ячейку В1, и щелкните левой кнопкой, появится рамка;
введите текст (см. табл. 3.2) и нажмите клавишу ввода <Enter>;
переместите указатель мыши в следующую ячейку, например в ячейку A3, и щелкните левой кнопкой;
введите текст, нажмите клавишу ввода <Enter> и т.д.
Таблица 3.2.Содержимое ячеек, в которых располагаются название таблицы и ее шапки
Адрес ячейки
Вводимый текст
В1
ЭКЗАМЕНАЦИОННАЯ ВЕДОМОСТЬ
A3
Группа №
С3
Дисциплина
А5
№ п/п
В5
Фамилия, имя, отчество
С5
№ зачетной книжки
D5
Оценка
Е5
Подпись экзаменатора
3. Отформатируйте ячейки А1:Е1:
выделите блок ячеек, нажмите правую кнопку мыши для вызова контекстного меню;
введите команду контекстного меню Формат ячеек;
на вкладке Выравнивание выберите опции:
По горизонтали: по центру выделения По вертикали: по верхнему краю
нажав кнопку <Размер>, выберите размер шрифта, например 14 пт;
выделите текст жирным шрифтом, нажав на панели инструментов кнопку <Ж>.
4. Проделайте подготовительную работу для формирования шапки таблицы, задав параметры выравнивания вводимого текста:
выделите блок ячеек A3:J5, где располагается шапка таблицы;
ызовите контекстное меню и выберите команду Формат ячеек;
на вкладке Выравнивание задайте параметры:
По горизонтали: по значению По вертикали: по верхнему краю Переносить по словам: поставить флажок Ориентация: горизонтальный текст (по умолчанию)
нажмите кнопку <ОК>.
5. Установите ширину столбцов таблицы в соответствии с рис. 3.8. Для этого:
подведите указатель мыши к правой черте клетки с именем столбца, например В, так, чтобы указатель изменил свое изображение на ;
нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, протащите мышь так, чтобы добиться нужной ширины столбца или строки.
122
Примечание. Можно изменить ширину столбца или строки иначе, если уже введен текст. Двойной щелчок левой кнопкой мыши на границе клетки с именем столбца (строки), в результате которого ширина столбца установится равной количеству позиций в самом длинном слове этого столбца.
аналогичные действия проделайте со столбцами А, С, D, E, F-J.
6. Заполните ячейки столбца В данными о студентах учебной группы, приблизительно 10 - 15 строк. Отформатируйте данные.
7. Присвойте каждому студенту порядковый номер:
введите в ячейку А6 число 1;
установите курсор в нижний правый угол ячейки А6 так, чтобы указатель мыши приобрел изображение креста и, нажав правую кнопку мыши, протяните курсор на требуемый размер; выполните команду локального меню Заполнить.
8. После списка студентов в нижней части таблицы согласно рис. 3.8 введите в ячейки столбца А текст итоговых строк: Отлично, Хорошо, Удовлетворительно, Неудовлетворительно, Неявка, ИТОГО.
9. Объедините две соседние ячейки для более удобного представления текста итоговых строк. Технологию объединения покажем на примере объединения двух ячеек столбцов А и В, в которых будет расположена надпись Отлично:
выделите две ячейки;
вызовите контекстное меню и выберите команду Формат ячеек;
на вкладке Выравнивание установите флажок Объединение ячеек и нажмите кнопку <ОК>;
аналогичные действия проделайте с остальными ячейками, где хранятся названия итоговых ячеек.
10. Сохраните рабочую книгу, для которой файл будет иметь тип xls:
выполните команду Файл, Сохранить как;
в диалоговом окне установите следующие параметры:
Папка: имя вашего каталога Имя файла: Session Тип файла: Книга Microsoft Excel
11. Тренинг работы с ячейками таблицы. Выполните представленные в табл. 3.1 технологические операции.
ЗАДАНИЕ 2
Технология работы с формулами на примере подсчета количества разных оценок в группе в экзаменационной ведомости.
В созданной в предыдущем задании 1 рабочей книге с экзаменационной ведомостью (см. рис. 3.8), хранящейся в файле с именем Session, рассчитайте:
количество оценок (отлично, хорошо, удовлетворительно, неудовлетворительно), неявок, полученных в данной группе;
общее количество полученных оценок.
Для этого потребуется разработать алгоритм, в соответствии с которым будет производиться расчет. Предлагается следующий алгоритм.
123
1. Ввести дополнительное количество столбцов, по одному на каждый вид оценки (всего 5 столбцов).
2. В каждую ячейку столбца ввести формулу. Суть формулы состоит в том, что напротив фамилии студента в ячейке соответствующего вспомогательного столбца вид полученной им оценки отмечается как 1. В остальных ячейках этой строки в других дополнительных столбцах будет стоять 0. Таким образом, полученная оценка в каждом столбце будет отмечаться по следующему условию:
в столбце пятерок - если студент получил 5, то отображается 1, иначе - 0;
в столбце четверок - если студент получил 4, то отображается 1, иначе - 0;
в столбце троек - если студент получил 3, то отображается 1, иначе - 0;
в столбце двоек - если студент получил 2, то отображается 1, иначе - 0;
в столбце неявок - если не явился на экзамен, то отображается 1, иначе - 0.
Пример. Студент Снегирев получил оценку 5, тогда в ячейке столбца, в котором фиксируются пятерки, должна стоять 1, а в остальных ячейках данной строки во вспомогательных столбцах, где отмечаются остальные оценки, будут стоять нули.
3. В нижней части таблицы ввести формулы подсчета суммарного количества полученных оценок определенного вида и общее количество оценок.
4. Сверить полученные общий вид таблицы, результаты и структуры формул с тем, что показано на рис. 3.9 (в режиме отображения значений) и на рис. 3.10 (в режиме показа формул).
5. Скопировать несколько раз (по числу экзаменов в сессию) этот шаблон на другие листы и провести коррекцию оценок по каждому предмету.
Внимание! При выполнении задания 2 постоянно сравнивайте ваши результаты на экране с изображением на рис. 3.9.
А
B
С
D
E
F
G
Н
I
J
1
ЭКЗАМЕНАЦИОННАЯ ВЕДОМОСТЬ
2
3
Группа №
Дисциплина
4
5
№ п.п.
Фамилия, имя, отчество
№ зачетной книжки
Оценка
Подпись экзаменатора
5
4
3
2
Неявки
6
1
Снегирев А.П.
5
1
0
0
0
0
7
2
Орлов K.H.
4
0
1
0
0
0
8
3
Воробьева В.Л.
3
0
0
1
0
0
9
4
Голубкина О.Л.
4
0
1
0
0
0
10
5
Дятлов В.А.
5
1
0
0
0
0
11
6
Кукушкин М.И.
2
0
0
0
1
0
12
7
...
13
Отлично
2
14
Хорошо
.........
2
15
Удовлетворительно
1
16
Неудовлетворительно
1
17
Неявка
0
18
ИТОГО
6
Рис. 3.9. Электронная таблица Экзаменационная ведомость в режиме отображения значений
Рис. 3.10. Электронная таблица Экзаменационная ведомость в режиме отображения формул
125
ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ
1. Загрузите с жесткого диска рабочую книгу с именем Session:
выполните команду Файл, Открыть;
в диалоговом окне установите следующие параметры:
Папка: имя вашего каталога Имя файла: Session Тип файла: Книга Microsoft Excel
2. Проделайте подготовительную работу, вводя названия (5, 4, 3, 2, неявки) соответственно в ячейки F5, G5, Н5, I5, J5 вспомогательных столбцов (см. рис. 3.9).
3. В эти столбцы F - J введите вспомогательные формулы (см. ниже). Суть формулы состоит в том, что вид оценки фиксируется напротив фамилии студента в ячейке соответствующего вспомогательного столбца как 1.
Пример. Студент Снегирев получил оценку 5, тогда в ячейке F6 должна стоять 1, а в остальных вспомогательных столбцах G - J в данной строке - 0.
Для ввода исходных формул воспользуйтесь Мастером функций. Рассмотрим эту технологию на примере ввода формулы в ячейку F6:
установите курсор в ячейку F6 и выберите мышью на панели инструментов кнопку Мастера функции;
в 1-м диалоговом окне выберите вид функции
Категория - логические Имя функции - ЕСЛИ
щелкните по кнопке <ОК>;
во 2-м диалоговом окне, устанавливая курсор в каждой строке, введите соответствующие операнды логической функции:
Логическое выражение - D6= 5 Значение, если истина, - 1 Значение, если ложно, - 0
щелкните по кнопке <ОК>
Примечание. Для ввода адреса ячейки в строку наберите его сами или щелкните в ячейке D6 правой кнопкой мыши.
4. С помощью Мастера функции введите формулы аналогичным способом в остальные ячейки данной строки. В результате в ячейках F6 - J6 должно быть:
Адрес ячейки
Формула
F6
ЕСЛИ(D6= 5;1;0)
G6
ЕСЛИ(D6= 4;1;0)
Н6
ЕСЛИ(D6= 3;1;0)
I6
ЕСЛИ(D6= 2;1;0)
J6
ЕСЛИ(D6= "н/я";1;0)
5. Скопируйте эти формулы во все остальные ячейки дополнительных столбцов:
выделите блок ячеек F6 : J6;
126
установите курсор в правый нижний угол выделенного блока и после появления черного крестика, нажав правую кнопку мыши, протащите ее до конца таблицы Экзаменационная ведомость;
выберите в контекстном меню команду Заполнить значения.
6. Определите имена блоков ячеек по каждому дополнительному столбцу. Рассмотрите это на примере дополнительного столбца F:
выделите все значения дополнительного столбца, например F6: адрес ячейки в столбце, в которой находится последнее значение;
введите команду Вставка, Имя, Присвоить;
в диалоговом окне в строке Имя введите слово ОТЛИЧНО:
щелкните по кнопке <Добавить>;
проводя аналогичные действия с остальными столбцами, вы создадите еще несколько имен блоков ячеек: ХОРОШО, УДОВЛЕТВОРИТЕЛЬНО, НЕУДОВЛЕТВОРИТЕЛЬНО, НЕЯВКА.
7. Выделите столбцы F - J целиком и сделайте их скрытыми:
установите курсор на названии столбцов и выделите столбцы F - J;
введите команду Формат, Столбец, Скрыть.
8. Введите формулу подсчета суммарного количества полученных оценок определенного вида, используя имена блоков ячеек с помощью Мастера функций. Покажем это на примере подсчета количества отличных оценок:
установите указатель мыши в ячейку С13 подсчета количества отличных оценок;
щелкните по кнопке Мастер функций;
в диалоговом окне Мастер функций выберите: Категория - Математические, функция - СУММ; щелкните по кнопке <ОК>;
в следующем диалоговом окне в строке Число 1 установите курсор и введите команду Вставка, Имя, Вставить;
в появившемся диалоговом окне выделите имя блока ячеек Отлично, щелкните по кнопке <ОК>;
повторите аналогичные действия для подсчета количества других оценок в ячейках С14 - С17.
9. Подсчитайте общее количество (ИТОГО) всех полученных оценок другим способом (см. рис. 3.9):
установите курсор в пустой ячейке С18 (рядом с ИТОГО). Эта ячейка должна обязательно находиться под ячейками, где подсчитывались суммы по всем видам оценок;
щелкните по кнопке <∑>;
выделите блок ячеек, где подсчитывались суммы по всем видам оценок, и нажмите клавишу <Enter>.
10. Переименуйте текущий лист:
установите курсор на имени текущего листами вызовите контекстное меню;
выберите параметр Переименовать и введите новое имя, например Экзамен 1.
11. Скопируйте несколько раз текущий лист Экзамен 1:
установите курсор на имени текущего листа и вызовите контекстное меню;
выберите параметр Переместить/Скопировать, поставьте флажок Создавать копию и параметр Переместить в конец, нажмите <ОК>. Обратите внимание на автоматическое наименование ярлыков новых листов.
127
12. Выполните команду Сервис, Параметры, вкладка Вид и установите флажок Формулы. Сравните ваш результат с рис. 3.10, а затем, повторно выполнив команду Сервис, Параметры и сняв флажок Формулы, сравните ваши результаты с рис. 3.9.
13. Сохраните рабочую книгу с экзаменационными ведомостями:
выполните команду Файл, Сохранить как;
в диалоговом окне установите следующие параметры:
Папка: имя вашего каталога Имя файла: Session Тип файла: Книга Microsoft Excel
14. Закройте рабочую книгу командой Файл, Закрыть.
ЗАДАНИЕ 3
Подготовьте для каждой группы ведомость (рис. 3.11) назначения студентов на стипендию по результатам экзаменационной сессии.
При выполнении данного задания потребуется произвести расчеты по более сложным, чем в предыдущем задании 2, формулам.
ВЕДОМОСТЬ НАЗНАЧЕНИЯ НА СТИПЕНДИЮ Группа №____________
Минимальный размер стипендии -
№ п/п
Фамилия, имя, отчество
Стипендия
Итого стипендиальный фонд по группе -
Рис. 3.11. Форма стипендиальной ведомости
Ознакомьтесь с алгоритмом действий по технологии выполнения данного задания:
Загрузите экзаменационную ведомость.
На новом листе создайте ведомость стипендии (см. рис. 3.11) и скопируйте в нее список группы из экзаменационной ведомости, отображенный на рис. 3.9.
Вычислите средний балл по результатам сдачи экзаменов по каждому студенту.
Используя минимальное значение стипендии и учитывая, что сданы все экзамены, введите формулу начисления стипендии по условию:
если средний балл не менее 4,5, выплачивается 50%-ная надбавка к минимальной стипендии;
если средний балл от 3 (включительно) до 4,5, выплачивается минимальная стипендия;
если средний балл меньше 3, стипендия не выплачивается.
Подсчитайте сумму стипендиального фонда для всей группы.
Сверьте полученные общий вид таблицы, результаты и структуры формул с тем, что отображено на рис. 3.12 и 3.13.
128
А
B
C
D
E
1
ВЕДОМОСТЬ НАЗНАЧЕНИЯ НА СТИПЕНДИЮ Группа №_____
2
3
Минимум стипендии
200
4
5
№ п/п
Фамилия, имя, отчество
Средний балл
Кол-во сданных экзаменов
Стипендия
6
1
Снегирев А.П.
4,7
3
300
7
2
Орлов К.Н.
4,3
3
200
8
3
Воробьева В.Л.
2,7
3
0
9
4
Голубкина О.Л.
4,0
3
200
10
5
Дятлов В.А.
4,0
3
200
11
6
Кукушкин М.И.
3,0
3
200
12
7
. . .
13
14
15
Итого стипендиальный фонд по группе
1100
Рис. 3.12. Электронная таблица Ведомость назначения на стипендию в режиме отображения значений
ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ
1. Загрузите с жесткого диска рабочую книгу с именем Session:
выполните команду Файл, Открыть;
в диалоговом окне установите следующие параметры:
Папка: имя вашего каталога Имя файла: Session Тип файла: Книга Microsoft Excel
2. Создайте в этой книге новый лист - Стипендия, на который из столбцов А и В листа Экзамен 1 скопируйте фамилии и порядковые номера студентов.
3. Оформите название и шапку ведомости назначения на стипендию согласно рис. 3.11. Для этого введите название таблицы - ВЕДОМОСТЬ НАЗНАЧЕНИЯ НА СТИПЕНДИЮ Группа № и названия столбцов - № п/п; Фамилия, имя, отчество; Стипендия, задайте шрифт и тип выделения - полужирный.
4. Укажите размер минимальной стипендии в ячейке D3;
5. Вставьте два дополнительных столбца перед столбцом Стипендия и введите их названия - Средний балл и Кол-во сданных экзаменов. Сверьте полученное изображение электронной таблицы с рис. 3.12. Скорректируйте расхождение.
6. Введите формулу вычисления среднего балла студента в ячейку С6 для первого студента, например Снегирева (см. рис. 3.12, 3.13). Для этого:
Рис. 3.13. Электронная таблица Ведомость назначения на стипендию в режиме отображения формул
130
щелкните по кнопке <Мастер функций> на панели Стандартная и выберите в диалоговом окне параметры:
Категория: Статистические Имя: СРЗНАЧ
щелкните по кнопке <OK>, появится панель ввода аргументов функции СРЗНАЧ;
установите курсор в 1-й строке (имя Число 1) панели ввода аргументов функции, щелкните на названии листа Экзамен 1 и выберите ячейку D6 с оценкой конкретного студента по первому экзамену;
установите курсор во 2-й строке (имя Число 2), щелкните на названии листа Экзамен 1(2) и выберите ячейку D6 с оценкой того же студента по второму экзамену;
установите курсор в 3-й строке (имя Число 3), щелкните на названии листа Экзамен 1(3) и выберите ячейку D6 с оценкой того же студента по второму экзамену;
щелкните по кнопке <ОК>;
в ячейке С6 появится значение, рассчитанное по формуле
7. Скопируйте формулу по всем ячейкам столбца С. Для этого:
установите курсор в ячейке С6;
наведите указатель мыши на правый нижний угол этой ячейки, добившись появления черного крестика;
нажмите левую кнопку мыши и протащите ее до конца этого столбца;
просмотрите все формулы этого столбца, устанавливая курсор в каждой ячейке.
8. Введите в столбец D формулу подсчета количества сданных каждым студентом экзаменов с учетом неявок. При этом технология ввода будет аналогична описанной в п.6:
установите курсор в ячейке D6;
щелкните по кнопке <Мастер функций> на панели Стандартная и выберите в диалоговом окне параметры:
Категория: Статистические Имя: СЧЕТ
щелкните по кнопке <ОК>, появится панель ввода аргументов функции СЧЕТ;
установите курсор в 1-й строке (имя Значение 1) панели ввода аргументов функции, щелкните на названии листа Экзамен 1 и выберите ячейку D6 с оценкой конкретного студента по первому экзамену;
установите курсор во 2-й строке (имя Значение 2), щелкните на названии листа Экзамен 1(2) и выберите ячейку D6 с оценкой того же студента по второму экзамену;
установите курсор в 3-й строке (имя Значение 3), щелкните на названии листа Экзамен 1(3) и выберите ячейку D6 с оценкой того же студента по второму экзамену;
щелкните по кнопке "Ж>;
в ячейке D6 появится значение, рассчитанное по формуле
В структуре формулы имеются вложенные функции И(...), ЕСЛИ(...). Для ввода этих функций надо воспользоваться кнопкой вызова функции (см. рис.3.7), находящейся в строке ввода под панелями.
При наборе формулы автоматически расставляются круглые скобки и разделительный символ - точка с запятой.
В процессе набора формулы постоянно сравнивайте ее с выражением, которое приведено в этом пункте выше.
В числах для отделения целой части от дробной используется либо точка, либо запятая, что зависит от установок Excel.
Если после ввода формулы появится синтаксическая ошибка, то следует проверить количество скобок, наличие разделителя (точки с запятой), заменить в числе точку на запятую или наоборот.
Технология ввода формулы будет аналогична описанной в п. 6 и 8:
установите курсор в ячейке Е6;
щелкните по кнопке <Мастер функций> на панели Стандартная и выберите в диалоговом окне параметры:
Категория: Логические Имя: ЕСЛИ
щелкните по кнопке <ОК>, появится панель ввода аргументов функции ЕСЛИ;
курсор будет находиться в 1-й строке (имя - Логическое выражение) панели ввода аргументов функции;
нажмите кнопку вызова функции в строке ввода, выберите категорию Другие функции и функцию И, нажмите кнопку <ОК>;
появится второе окно ввода аргументов функции И, курсор автоматически будет установлен в строке Логическое!;
щелкните в ячейке С6, где показан средний балл этого студента, и наберите с клавиатуры условие >= 4,5. В результате в этой строке должно быть выражение
С6>= 4,5
установите курсор на второй строке Логическое выражение2 и аналогично сформируйте выражение, которое указывает необходимое количество сданных экзаменов (в данном примере - это число 3)
D6= 3
щелкните по кнопке <ОК>. В результате в строке ввода должно появиться выражение
= ЕСЛИ(И(С6>=4,5;D6=3)
щелкните мышью на строке ввода, появится первое окно ввода аргументов для функции ЕСЛИ;
132
установите курсор во 2-й строке (имя - Значение_ если истина), щелкните в ячейке D3 и нажмите клавишу <F4>. Появится символ $ перед именем столбца и номером строки. Введите выражение *1,5. В результате в этой строке будет выражение
$D$3*1,5
установите курсор в 3-й строке (имя Значение_ если ложь) и по аналогичной технологии введите оставшуюся часть формулы
ЕСЛИ(И(С6>=3;D6=3);$D$3;0)
после окончания формирования формулы нажмите кнопку <ОК>.
11. Скопируйте эту формулу в другие ячейки столбца Е так же, как вы делали в п. 7 и 9.
12. Выполните команду Сервис, Параметры, вкладка Вид и установите флажок Формулы. Сравните ваш результат с фрагментом на рис. 3.13, а затем сравните результат, сняв флажок Формулы с данными рис. 3.12.
13. Проверьте работоспособность таблицы:
вводите другие оценки в экзаменационные ведомости;
измените минимальный размер стипендии.
14. Сохраните рабочую книгу командой Файл, Сохранить.
15. Закройте рабочую книгу командой Файл, Закрыть.
.
позволяет увеличить масштаб строки ввода аргумента, а кнопка 
обеспечивает возврат в диалоговое окно на строку ввода.
;
