РАБОТА 6. СОЗДАНИЕ ФОРМ ДЛЯ ВВОДА ДАННЫХ

КРАТКАЯ СПРАВКА

Форма - это бланк для заполнения конкретными данными. Форма Word представляет собой электронную версию формы в виде документа с незаполненными областями, в которые пользователь должен на компьютере вводить данные. Форма предназначена для сокращения трудозатрат на оформление документов за счет предварительного создания шаблона, на базе которого создаются новые документы, например формы различных справок установленного образца, бланков документов, таблиц и др.

В Word можно создать следующие виды форм:

  • формы, которые печатаются, а затем заполняются на бумаге. Для ввода данных используйте панель инструментов Формы для вставки текстовых полей и флажков со списками возможных ответов, например "Да" и "Нет". Это обычный документ, который не требует защиты при работе;
  • электронные формы, которые можно распространять через электронную почту или по сети. Для вставки поля формы используйте панель инструментов Формы, а для упрощения заполнения к полям форм можно добавить подсказки. Эти формы требуют защиты от несанкционированного доступа по изменению ее вида;
  • настраиваемые электронные формы, которые предоставляют большие возможности для ввода данных, выбора ответов из списка и записи ответов. Эти формы также можно распространять через электронную почту или по сети. Для них также необходима защита от несанкционированного доступа по изменению ее вида.

Форма состоит из постоянной (неизменной) и переменной (изменяемой) при вводе данных части документа. В состав формы могут входить:

  • произвольный текст;
  • графика (рисунки, диаграммы);
  • текстовые поля для ввода информации:
  • обычный текст
  • число
  • дата
  • текущая дата
  • текущее время
  • вычисляемое значение
  • списки альтернативных значений, предлагаемых для выбора при заполнении формы;
  • кнопка <Флажок>.

К элементам форм могут применяться все основные команды меню Формат.

К постоянной части формы относится неизменяемый при вводе текст, таблицы фиксированного содержания, оформительские элементы: рисунки, графика, линии разметки, элементы оформления - заполнение, обрамление. Текст формы и включаемые в нее элементы могут быть организованы в табличном виде.

Переменная часть документа включает поля, списки, переключатели. Настройка элементов переменной части формы осуществляется в соответствующих диалоговых окнах ≪Параметры текстового поля≫, ≪Параметры со списком≫, ≪Параметры флажка≫. Вызов этих окон производится командой Свойства из контекстного меню (табл. 2.5).

98

Таблица 2.5. Параметры полей переменной части формы

№ п/п Элемент поля Тип поля Параметры поля
1 Текст Обычный текст Максимальная длина текста
Текст по умолчанию
    Число Ограничение длины
Число по умолчанию
Формат числа
    Дата (время) Ограничение длины
Дата по умолчанию
Формат даты
    Текущая дата Формат текущей даты
    Текущее время Формат текущего времени
    Вычисление Выражение (формула вычисления, начинающаяся со знака = , содержит имена закладок, константы, знаки операции)
Ограничение длины
Формат выражения
2 Списки Элементы списка Значение каждого элемента списка
Порядок следования элементов списка
3 Флажок   Размер флажка (в пунктах)
Состояние по умолчанию (снят, установлен)

Для полей, списков и флажков могут выполняться макрокоманды при входе и выходе курсора из этого элемента. Макрокоманды создаются предварительно.

В строке состояния или по клавише <F1> можно сделать индикацию справки по работе с элементами формы. Справка содержит произвольный текст, подготовленный разработчиком формы; максимальная длина текста справки - 255 символов.

Каждый элемент формы автоматически помечается закладкой. Закладка - это специальная пометка в документе, которая позволяет ссылаться на определенное место в документе или фрагмент текста по имени закладки. Такие ссылки могут использоваться для быстрого перемещения по тексту, в формулах, для перекрестных ссылок.

Элемент формы (поле) может иметь статус только для чтения на момент заполнения формы, это устанавливается при снятии отметки Разрешить изменение.

Данные заполненной формы могут сохраняться в двух вариантах:

  • как обычный документ Word - команда Файл, Сохранить как с указанием имени документа (тип - .doc);
  • как запись БД - команда Сервис, Параметры, вкладка Сохранение, установка Сохранять только данные для форм; команда Файл, Сохранить как с указанием имени документа (тип - .txt). Данные полей формы будут записаны через запятую в текстовом файле.

Для работы с полями документа используйте мышь или клавиши.

Назначение клавиш для работы с полями

Действие Клавиши
Перемещение по полям формы <Tab>, <Enter>, <↓>
Обратное движение по полям формы <Shift>+<Tab>, <↑>
Получение списка значений для выбора, выбор <Alt>+<↓>, <F4>, <Enter>
Изменение состояния флажка <Spacebar>
Получение справки по элементу <F1>

99

Печать оперативной формы выполняется в двух режимах:

  • в образе заполненного документа - команда Файл, Печать;
  • впечатыванием введенных значений в заранее подготовленные печатные бланки - команда Сервис, Параметры, вкладка Печать, установка Печатать только данные для форм, а затем команда Файл, Печать;
  • форм-бланков, выполняется командой Файл, Печать.

Чтобы пользователи могли вводить данные только в предназначенные для этого поля, но не могли изменять вид формы, необходимо установить защиту, выполнив следующие действия:

  • выберите команду Сервис, Установить защиту;
  • установите переключатель Запретить любые изменения, кроме в положение ввода данных в полях форм;
  • введите пароль в поле Пароль, Пользователи, не знающие пароля, смогут вводить данные в полях, но не смогут изменить форму;
  • нажмите кнопку <ОК>.

Для установки и снятия защиты во время разработки или изменения формы можно нажать кнопку <Защита формы> на панели инструментов Формы.

ЗАДАНИЕ

Разработайте форму Электронная анкета (рис. 2.42), которая позволит в интерактивном режиме работы вводить номер курса, выбирать названия факультета, давать ответы на поставленные в анкете вопросы путем заполнения полей или выбором соответствующих переключателей.

Форма документа должна быть разработана как шаблон, который состоит из нескольких разнотипных по технологии подготовки зон:

  • текст, поясняющий технологию работы пользователя с формой;
  • рисунок;
  • поле ввода номера курса;
  • список наименований факультетов (добавление нового факультета или корректировка его названия в процессе ввода невозможны);
  • таблица А, которая состоит из постоянной части в виде фиксированных названий строк (1 - 7) и переменной части в виде полей ввода во 2-ю колонку и ячейки итогов;
  • таблица В, которая состоит из постоянной части в виде фиксированных названий строк (1 - 8) и переменной части в виде полей ввода во 2-ю колонку и ячейки итогов;
  • таблицы Уровень дохода, Дополнительные заработки, Семейное положение. Каждая таблица состоит из постоянной части в виде заголовка и фиксированных названий строк, а также переменной части в виде флажков.

Выполнение задания рекомендуется производить по этапам:

  • 1-й этап - создание постоянной части формы в виде текста и таблиц;
  • 2-й этап - внедрение рисунка;
  • 3-й этап - создание переменной части формы;
  • 4-й этап - установка защиты и сохранение формы.

100

ВНИМАНИЕ !

  1. При заполнении полей таблиц А и В Электронной анкеты значение ИТОГО должно равняться 100%.
  2. Для проверки итогов необходимо нажать кнопку <Защита формы> на панели инструментов Форма.
    Если итог не равен 100%, снимите защиту, отредактируйте значения исходных данных и повторите вычисления итогов, снова установив защиту.
  3. Флажки устанавливаются пробелом только при нажатой кнопке <Защита формы> на панели инструментов Форма.

Внимание! Для записи в БД введенных ответов анкеты следует выполнить команду Сервис, Параметры, вкладка Сохранение - Сохраните только данные для форм, а затем сохраните документ, присвоив ему новое имя Файл, Сохранить как

Рис. 2.42. Форма документа Электронная анкета (файл Aнкema.doc)

101

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

1-й этап - создание постоянной части формы в виде текста и таблиц

1. Создайте новый документ. Для этого выполните команду Файл, Создать с подтверждением в диалоговом окне установленных по умолчанию параметров документа, определяемых переключателем Документ и типом Обычный.

2. Введите название формы (см. рис. 2.42), пользуясь шрифтом Times New Roman, 12 пт, разряженный (2пт), полужирный.

3. Введите текст, поясняющий заполнение таблиц А и В, а также поясняющий текст внизу Электронной анкеты тем же щрифтом, но обычного вида.

Примечание. Остальной текст будете вводить шрифтом Times New Roman, 12 пт, обычный.
Для номера курса и названия факультета оставьте пустое место.

4. Создайте таблицы А и В, пользуясь освоенной ранее технологией формирования таблиц. Мы предлагаем придерживаться следующих рекомендаций:

  • создайте общую таблицу из 5 столбцов и 9 строк, задав ширину столбцов, как на рис. 2.42;
  • в 1-м столбце разместите названия строк таблицы А и перенумеруйте их. Для этого выделите ячейки с названиями и выполните команду Формат, Список, Нумерованный- 1, 2, 3;
  • в 4-м столбце разместите названия строк таблицы В и перенумеруйте их;
  • установите указатель мыши на таблицу и нажмите правую кнопку мыши. В появившемся меню выберите команду Автоформат и отмените флажок в графе Границы. Затем, используя кнопку <Внешние границы> на панели инструментов Форматирование, сформируйте рамку для таблиц, как на рис. 2.42.

5. Создайте таблицы Уровень дохода, Дополнительные заработки, Семейное положение, пользуясь освоенной ранее технологией формирования таблиц. Мы предлагаем придерживаться следующих рекомендаций:

  • создайте общую таблицу из 8 столбцов и 4 строк, задав ширину столбцов, как на рис. 2.42;
  • объедините 1-ю и 2-ю ячейки первой строки таблицы и наберите название Уровень дохода, аналогичным образом введите названия двух оставшихся таблиц;
  • в 1-м столбце разместите названия строк таблицы Уровень дохода, в 4-м столбце - названия строк таблицы Дополнительные заработки, а в 7-м - таблицы Семейное положение;
  • установите указатель мыши на таблицу и нажмите правую кнопку мыши. В появившемся меню выберите команду Автоформат и отмените флажок в графе Границы. Затем, используя кнопку <Внешние границы> на панели инструментов Форматирование, сформируйте рамку для таблиц, как на рис. 2.42, чтобы получились три отдельные таблицы.

2-й этап - внедрение рисунка

1. Внедрите рисунок в форму, используя следующие технологические операции:

  • установите курсор в том месте Электронной анкеты, где должен находиться рисунок;
  • выполните команду Вставка, Рисунок, Картинки;
  • на вкладке Графика выберите пункт Научная графика, выделите рисунок с изображением манускрипта и нажмите кнопку <Вставить>;

102

  • установите указатель мыши на вновь внедренный в форму рисунок и нажмите сначала левую кнопку мыши, а потом правую. В появившемся меню выполните команду Формат рисунка и установите следующие параметры:

Вкладка Размер

Ширина: точно 1,36 см; высота - точно 1,6 см
Сохранить пропорции: флажок
Относительно исходного размера: флажок

Вкладка Положение

По горизонтали: 3,05 см относительно страницы
По вертикали: 0,61 см относительно абзаца
Поверх текста: флажок
Перемещать вместе с текстом: флажок

3-й этап - создание переменной части формы

Внимание! Вставку полей формы можно организовать с помощью команды Вид, Панели инструментов, где установкой флажка Формы отображается на экране панель Форма.

1. Разместите Текстовое поле в заголовок анкеты, выполнив технологические операции:

  • установите курсор в место вставки поля для номера курса;
  • выполните вставку текстового поля нажатием кнопки <ab> на панели Формы;
  • сделайте настройку поля Текст. Для этого поставьте указатель мыши на поле и нажмите правую кнопку мыши. В появившемся меню выберите команду Свойства и установите в диалоговом окне следующие параметры (также можно использовать кнопку <Параметры поля формы> на панели инструментов Формы).
Тип: число, Максимальная длина: 1
Число по умолчанию: 1
Формат числа: 0 (целое)
Закладка: Текстовое поле 1 (присваивается системой)
Выполнить макрос при входе/выходе: нет
Разрешить изменения: флажок

2. Разместите Поле со списком в заголовок анкеты:

  • установите курсор в место выбора названия факультета;
  • выполните вставку поля нажатием кнопки <Поле со списком> на панели Формы;
  • сделайте настройку поля Список. Для этого поставьте указатель мыши на поле и нажмите правую кнопку мыши. В появившемся меню выберите команду Свойства и установите в диалоговом окне следующие параметры:
Список элементов формируется посредством ввода в поле ≪Элемент≫ названий факультетов: экономический, физический, социологический, химический, филологический
Выполнить макрос при входе/выходе: нет
Закладка: Поле со списком 1 (по умолчанию присваивается системой)
Разрешить изменения: флажок

103

3. Разместите Текстовые поля во вторую колонку таблиц А и В. Технологический процесс будет состоять из следующих операций:

  • установите курсор в ячейку 2-й колонки таблицы, где будет находиться поле вводимого числа;
  • выполните вставку Текстового поля по аналогии с п.1;
  • сделайте настройку Текстового поля по аналогии с п. 1.
Тип: число, Ограничение длины: нет
Число по умолчанию: 0,00%. Формат числа: 0,00%
Выполнить макрос при входе/выходе: нет
Закладка: Текстовое поле 2 (по умолчанию присваивается системой)
Разрешить изменения: флажок
Текст справки: число меньшее 1, вызов по нажатии <F1>

Внимание! Выполните описанный выше технологический процесс: для таблицы А - 7 раз, для таблицы В - 8 раз.

4. Для формирования итогов в таблицах А и В воспользуйтесь следующей технологией:

  • установите курсор в пустую ячейку строки ИТОГО;
  • выполните команду Таблица, Формула;
  • в появившейся вкладке отображается формула SUM(ABOVE)*100 и формат вычисленного значения 0,00%, для подтверждения которых нажмите кнопку <ОК>.

5. Разместите поля типа Флажок во вторую колонку таблиц Уровень дохода, Дополнительные заработки, Семейное положение. Для этого:

  • установите курсор в ячейку 2-й колонки таблицы, где будет находиться поле Флажок,
  • выполните вставку поля с помощью кнопки <Флажок> на панели инструментов Формы;
  • сделайте настройку поля Флажок по аналогии с технологией настройки в п. 1.
Размер: точно 12 пт, По умолчанию: снят
Выполнить макрос при входе/выходе: нет
Закладка: переключатель# (# - порядковый номер переключателя)
Разрешить изменения: флажок

4-й этап - защита и сохранение шаблона формы

1. Установите защиту формы от изменений. Для этого:

  • введите команду Сервис, Установить защиту;
  • установите переключатель Ввода данных в поля форм;
  • введите пароль (до 15 символов), который будет запрашиваться при попытках внесения изменений в форму или снятия с нее защиты.

2. Сохраните шаблон. Для этого:

  • введите команду Файл, Сохранить как;
  • укажите имя файла, например АНКЕТА, а в графе Тип файла выберите Шаблон документа;
  • укажите имя диска и выберите каталог для записи файла;
  • нажмите кнопку <ОК>.

104

Rambler's Top100
Lib4all.Ru © 2010.